如何提高英文邮件写作能力?

 中国邮箱网  0条评论  662次浏览  2019年04月10日 星期三 08:57

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中国邮箱网讯 4月10日消息 英语邮件写作的最高标准,简洁有力,一语中的。

时代的飞快发展,跨国企业日益增多,英语邮件是办公室日常工作中不可缺少的一部分。商务人士基本每天都会收发邮件,对于大多数中国人来说,读邮件问题不大,那么你真的会正确地写邮件吗?邮件的精髓你能把握吗?我经常听到身边的人问,“读邮件我一点问题都没有,可写起来总感觉不自信呢?”。这篇文章将结合工作实例提供给大家有用的建议。

邮件通常是应用文,形式比较固定,所以内容更重要。应用文重在“应用”,形式不需要太多创新,那么我们该如何在邮件中更精确地表达呢?

2个“明确”

明确写作目的(写作类型)
在写邮件前,必须知悉此次邮件的类型,是会议备忘录,日程计划,约定见面时间,还是邀请活动等等,然后找相应的模板。目的不明确将会让文章思路不清晰,给人的感觉很不舒服。I am writing to通常出现在邮件正文的第一句,它是用来说明邮件目的最简洁的方式。是否对方在没有详细阅览内容之前,仅从你的标题或第一句话就能了解你的意图?如果不能,对方还有必要读下去吗?

明确读邮件的对象
了解写作对象的目的,就是确定用什么口吻并确定正确的方式。不清楚对方的身份将找不到合适的方式沟通,这是禁忌。比如初次交流,应该用一种简洁的方式快速说明邮件目的。如果是熟悉的客户朋友,应该在邮件的开头简要地客套叙旧问候,然后切入正题。

2个“避免”

避免语法错误。语法错误包括最基本的单复数不清楚,句子结构不清晰,主次分不清,时态问题等。邮件的重点在于更有效地传达信息,用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读。
切忌主客不分或模糊不清。问问自己:我的邮件是不是为了让对方去执行某些事情或传达自己的意图的?如果不是,为什么我还要发这封邮件?

避免拼写错误。英语单词的大小写要写清楚,拼写错误容易给人留下不好的印象。标点符号容易被人忽略,符号使用比较混乱。为了减少这些错误,我们应该在实践中不断模仿和总结。

多“小”少“大”,多“短”少“长”。

一封商务邮件通常都很短,所以用好小词,少用大词,多用短句,少用长句。邮件不是来展示自己的词汇和句子有多么丰富,而是传达信息。小词和短句的使用能够降低写作的难度。所以我们无须自己难为自己。多用短句,但不要写零碎的句子出来,注意句子与句子之间的连接性。把邮件写“短”是职场人士必备的技能。

文字可以相对口语化一些,除了一些正式的邮件外。

对于职场人士而言,提高邮件写作能力,还需要在工作中不断积累,熟悉不同的邮件类型。在实战中更好地备战。

标签:邮件英文写作

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