在职场上,你知道如何正确使用电子邮件吗

 中国邮箱网  1条评论  1706次浏览  2019年07月02日 星期二 10:29

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中国邮箱网讯 7月2日消息 电子邮件是一个外来词,英语全称是ElectronicMail,缩写为E-mail,在网上有“伊妹儿”的谐音美称。它是用户或用户组之间通过计算机网络收发信息的服务。通过网络的电子邮件系统,人们可以用非常低廉的价格,以非常快速的方式,与世界上任何一个角落的网络用户联系。这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。电子邮件是使用最广泛、效率最高的电子应用文,是网络上使用人数最多、最受欢迎的服务之一。每一个申请Internet账号的用户都会有一个电子邮件地址。


1.中文邮件的书写格式

中文邮件的书写与传统的书信写法大同小异。书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。

(1)称呼

也称“起首语”,是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。


(2)正文

正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年快乐!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。

问候语之后,常有几句起始语,如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。

接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。

(3)结尾

正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。结尾的习惯写法有以下两种:

◇在正文写完之后,紧接着写“此致”,转一行顶格或空两格写“敬礼”。

◇不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词,一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”,再空两格写上“安好”、“健康”等。


(4)署名和日期

在书信最后一行署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给亲属、朋友的,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。而在署名之后,有时还视情况加上“恭呈”、“谨上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。

2.英语邮件的书写格式

英文书信通常由五个部分组成。

(1)信头(Heading)

信头包括写信人地址和写信日期,通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信,写信人的地址常可略去。日期通常有下列两种定法:

月、日、年,如August15,2000

日、月、年,如15th August,2000

地址的写法通常是由小到大,如:门牌号、街道名、市(县名)、省名、国名(邮政编码通常写在城市名之后)。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1~3行,日期写在地址的下方(见信笺格式)。


(2)称呼(Salutation)

称呼指写信人对收信人的称呼,如Dear Xiaojun,写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear???或My dear???称呼后一般用逗号。

(3)正文(Body)

这是书信的主体部分,即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺,层次分明,表意清楚;可以手书,也可以打印。


(4)结束语(Complimentary Close)

它是书信结尾的恭维话。

(5)签名(Signature)

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置。

但电子信件毕竟是基于网络的一种轻松的交流方式,而且一般发邮件都以附件形式发送,邮件正文往往只是告知收件人查收你发的附件,所以“邮件正文”可以不拘泥于形式,只要把你的意图表明清楚就行,有时甚至可以一句话都不说,只发一张贺卡、一首音乐或一首小诗。

标签:电子邮件E-mail职场

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昼夜不分_88359

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