让我们揭开成功人士Email管理的九大法则

 中国邮箱网  0条评论  3104次浏览  2019年08月08日 星期四 10:01

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中国邮箱网讯 8月8日消息 随着跨国企业全球化分工协作的深入和去中心化的办公方式,企业高管必须掌握如何与上下级和客户沟通的技巧。而电子邮件是最重要的沟通方法之一。优秀的电子邮件管理方法可以帮助公司搞定新客户,拿到新单子,也可以影响和鼓励项目成员的士气,增加老板和投资方对你的信任。

作为一个管理者,有一项特质是必须要有的:决断力。他们知道何时应该迅速反应和回复。亚马逊创始人贝索斯说过,快速的决策要好过没有任何决策。高效的管理者总是闪电般地处理邮件,避免无效的沟通,让对方清楚地知道自己的意图。

下面是邮件处理的九大法则:

法则一:迅速回复邮件

一般优秀管理者看到邮件,都是迅速回复邮件的。谷歌前高管施密特说:“有人习惯马上回复邮件,有人不喜欢。必须要努力养成迅速回复邮件的习惯,大多数最繁忙和成功的职场人士都是对所有人的邮件看到就马上回复。即使没有空马上回复这封邮件,我们可以发一个简短的信息给发信人表示自己已经看到了。“

商场如战场。高层管理者越早回复邮件,越有可能赢得先机。巴菲特说过:“管理者要打造一个有邮件马上就回的职业形象,这样会给同事和客户留下一个无惧挑战,充满热情的深刻印象。

法则二:少发邮件就会少收邮件

优秀的管理者一般都是迅速回复邮件,但是他们不是整天写电子邮件的人。他们不能全天被电子邮件包围,他们有更重要的事情需要处理。把每天发邮件的数量控制在25封左右比较合适。

往往很多邮件没有多少实质任务,而邮件所引发的连锁转发和讨论会铺天盖地充斥在邮箱里,导致管理者不得不介入。

法则三:把邮件意图搞清楚

有些管理者为了节省阅读时间,直接面对面和发信人沟通,了解第一手发信人的实际需求和意图。聪明的高管要求任何发给他的邮件必须注明希望回复的时间和紧急程度,这对于他管理邮件起到了非常大的帮助。

小牛队老板库班就直接告诉员工和伙伴,每周发送一次邮件给他,明明白白地注明他们需要何种帮助和建议,遇到何种瓶颈,需要走哪个方向。 邮件内容没有废话套话,直奔主题。这样一种约定的沟通习惯让库班花最少的时间来了解发信人的意图和需求。

法则四:合理遣词造句

优秀的管理者在电子邮件里面非常注意措辞,有一个很重要的规则就是尽量用"我们" 而不是"我“。因为用“我们”这个词是收信人感到自己是公司的一份子,而“我”这个词会对于收信人有一种压迫和孤立的感觉。

法则五:使用简洁标准的格式回复

优秀的高管都是用非常简洁明了的信息来回复邮件,没有丝毫废话官话。比如说,直接转发说“能帮我看一下吗?” 或者 "这是什么情况?"。

法则六:需要时使用强调语气表达感情

高管在必要的时候需要在邮件里面表达一些感情,引起收信人的共鸣,特别是在公司发生一些不愉快事件的时候。有一次,Netflix某个高管出言不逊被炒鱿鱼,CEO发信给所有同仁表达了对自己用人不善的反省和对于那些被冒犯同事的关心和理解。这一举措缓解了公司内部的沮丧情绪。

法则七:把坏消息写在邮件前面

如果有公司都坏消息,管理者不能够顾左右而言他,或者回避这个消息。正确的做法就是在邮件里面把坏消息放在最前面,向所有下属表达了直面困境,解决问题的勇气。

法则八:客户是永远的话题

永远要把客户的话题放在第一位。作为管理者必须提醒下属,客户是第一位的。在邮件沟通中,不断地强调以客户为中心的理念对于公司的价值观有着极大的好处。

法则九:将挫败当作迈向成功的转机

往往公司会遇到裁员这样的坏消息,在管理者发的邮件内容里,要趁此机会,在邮件里面向员工表达一种置之死地而后生的决心,提升公司的士气和凝聚力,把危机变成成功的转机。

总之,管理者的邮件风格五花八门,但是都是有一些共性的。那就是高效,有决断力,清晰简洁,以客户为中心。我们要不断学习这种优秀的电子邮件写作习惯,才能在职场上更进一步。

标签:email管理法则

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