「Email技巧」不想对方已读不回?5大建议提升邮件吸引力

 中国邮箱网  0条评论  3045次浏览  2019年09月04日 星期三 10:54

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中国邮箱网讯 9月4日消息 无人喜欢收到连阅价值都不没有的垃圾邮件,然而可曾想过,如自己没好好想清楚便撰写Email,其实也可能製造出一封令人不欲阅读及回覆的电邮呢?以下五个注意事项,应能改善你撰写电邮的技巧。

多看几封后,停下来,心裡不禁大叫:「都唔知睇咗啲乜!」

每天的工作有三分二时间都在检查电邮、写电邮、覆电邮,而收件箱中总会看到一定数量的垃圾邮件,当中除了是用作宣传的真.垃圾邮件外,还有很多意思不明、满载废话的工作邮件!多看几封后,心里不禁大叫:「都唔知睇咗啲乜!」

其实,每个打工仔都有需要撰写电邮的机会,将心比己,你也不想自己成为製造垃圾邮件的一位吧!不想成为製造垃圾的源头,就得学习撰写言之有物的电邮。写电邮前,先问自己以下五个问题,撰写目标明确,亦要确保行文准确清晰,就可以减低别人无视邮件的机会。

电邮的标题就有如电话的来电显示,直接决定了这封电邮会被回应或是被无视。

为什么要开启这封邮件?
电邮的标题就有如电话的来电显示,直接决定了这封电邮会被回应或是被无视。标题要清晰到位,让收件人一看便知道这封电邮的来意及预计到电邮的内容。

如果你需要对方于某个特定时间点前给予回覆,不要在电邮最后才提出,你的标题可以标明:「Reply by Tuesday: notes from today’s meeting﹙星期二回覆:今天的会议记录﹚」不要写轻鬆地以「Hey」作起首。

如果你在申请某职位,那请在标题上用上关键字,如职位名称或你的经验来突出自己,如:「Community Manager With 4 Years of Experience﹙拥有4年经验的社区经理﹚」简短又容易阅读。

尽量找到不令人反感的共同点,如学校、共同朋友或兴趣等,让对方觉得你是一个值得联繫的人。

2.你是谁?

如果你是第一次给对方寄电邮,例如招聘经理、你在某活动见过但没正式交谈的人等,并希望尽建立关係,你要找到共同点。例如,你要向一间公司寄出一封查询freelance工作机会的电邮,也知道创办人与你是读同一所大学的话,你可以将「XXX alum﹙XXX学校旧生﹚」放到标题或电邮中的第一句,这样令你与其他求职者不同,但当然,这都得看看收件人是否接受这一套做法。

当然,在寻找共同点时尽量要找不令人反感的共同点,如学校、共同朋友或兴趣等,让对方觉得你是一个值得联繫的人。

3.你需要什么?

标题写了的主旨,那在内文就可详尽解说你想交代的内容吧……不,仍未可能,因你仍需要用一至两句说话简洁及准确地说出你的要求和指示。如果你觉得对方需要更多的指示,可以于用电邮简短联络后,再藉见面或透过电话进行详尽的解说。

因为你与对方未曾见面或交谈,所以真实的对话会比较清楚,你可以用电邮邀请对方进行一个咖啡会议,但讨论细节及详情则可以在会议上才表明。

应该将电邮视为一项交易,你希望从对方中得到的帮助,她应该同时都觉得自己受益。

4.有价值的交换

应该将电邮视为一项交易,你希望从对方中得到的帮助,她应该同时都觉得自己受益。工作中,我们都在寻求同事、经理或客户的认可,怎样可以令你对他们的要求,变成连对方都可以受惠的一项提议呢?你可以这样写:「this may help present your ideas more clearly﹙这可有助你更清楚地表达你的想法。」或「customer feedback shows that they are looking for solutions like these﹙客户的意见反映表示他们正在寻求你提出的解决方法。﹚

5.你会欣赏吗?

坦白讲,每天电邮信箱都会收到很多公式化的电邮,让你寄出的电邮多一点人味或人性,就可以脱颖而出了。无论你是给同事寄电邮或寄给第一次联络的人,你在请求对方用时间阅读你的电邮,有时更要对方出手帮助,怎样也好,你都应该欣赏对方为出付出了时间,所以可以在电邮文末加上一句Thank you或Sincerely﹙知道名字的人可用Sincerely,不知道名字的人则用Faithfully﹚以表示你的感谢。

每次发送前都问自己以上五个问题,是否每一点都做足了?有甚麽可以改进?学习写电邮的礼仪都是增进自己沟通技巧的一环,能好好地表达自己又能照顾对方感受,这就真真正正的学满师了。

标签:email邮件邮件技巧

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