工作中为啥不能用聊天工具完全替代邮件,看过你就明白了

 中国邮箱网  0条评论  1211次浏览  2019年09月27日 星期五 10:42

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中国邮箱网讯 9月27日消息 随着聊天工具的兴起,很多职场新人甚至老鸟都不太喜欢发邮件,几乎所有事情都用聊天工具解决,原因是简单方便,但实际上,长期这样做会给自己埋下很大隐患,原因如下:

1、邮件相对比较正式,内容表述也比较全面,一旦出现扯皮现象,邮件是可以作为凭证的,而且,邮件不会像聊天工具那样,你一句我一句,显得散乱而不正规,很多大公司都认可邮件作凭证,但很少有公司把聊天记录作为公司层面的认证材料。

2、使用公司邮箱发邮件,从形式上就表明这是公事,聊天工具则大多数是个人账号,不出问题还好,出了问题,用个人账号来代表公司决议,这似乎有些不妥。

3、聊天工具内容很多,又很繁杂,会经常清理,即便不清理,查找起来也不方便,邮件时效性要长很多,查找起来也很方便。

4、这几乎是公开的秘密了,大部分公司都会对公司网络进行监控,邮件是要经过服务器的,因而可以被公司很方便的监控,聊天工具大部分是个人账户,所以你不得不忍受公司对你的个人账号进行监控,除非不使用公司的网络,所有事情都在手机上操作,但这会很不方便,也别指望老板会信任你而不监控,这算是行业潜规则了。

5、当然,聊天工具也有好处,就是时效性快,沟通方便,邮件通常很长时间才回复,但可以用电话加邮件的方式来优化,当然,也可以小事用聊天工具沟通,效率高,大事用邮件沟通,正规不易出错。公司内部可能还好,一旦涉及对外事务,尤其是比较重要的事情,建议还是发邮件的好。

6、邮件有很多聊天工具没有的功能,比如预定会议,预定行程,定时提醒,抄送,密送,设置各种收发规则等等,很多功能都很实用,尤其对工作很有帮助,这不是聊天工具可以完全替代的。

总结:笔者并不是说所有事情都发邮件来沟通,那样也不好,效率太低,而只是说重要的事情发邮件,尤其对外时,内部沟通及相对没那么正式的事情,则可以用聊天工具沟通,这样效果最好。

标签:邮件工作聊天工具

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