在撰写电子邮件时,必须做到与人方便,才有可能与己方便

 中国邮箱网  0条评论  2993次浏览  2019年11月18日 星期一 10:36

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中国邮箱网讯 11月18日消息 至每一个通往梦想道路上的职场人!

回复邮件请惜字如金

很多人发电子邮件都存在问题。

人们的时间与注意力如何被使用与被尊重,直接驱动着企业人的行为。

因为员工没空去琢磨公司的每一件任务,所以总是从最容易完成的工作做起。而这些最容易的事,通常都是以简单易懂、容易引起员工注意的方式通知对方。确实如此,哪一信息最容易让员工作出反应,员工就当然会注意哪件事,他们不是依据工作是否在公司策略计划里、是否会引起公司的评量为标准。


要知道,“容易使用”和“减少使用的时间”是人类行为的两大驱动力,而那些让别人搞不清真正意思的信息,行为驱动力就大大减小。

作为职场人员,必须牢记职场行为三法则的第一法则:想办法让别人更容易照你的方法行事,你将因之而更为得心应手。那些只是照着由来已久的方式,不努力去适应那些错综复杂的改变的员工是失败的。

一个人如果浪费绝大多数人的时间,那别人的工作一定不会轻而易举地完成。无论是公司做简报、主持会议,还是理清目标等等,你都亲眼见过最棒和最糟糕的行事做法。你会发现如果利于别人节省时间,或是让别人更容易行事,一般都成为最棒的做法;反之,如果忽略了这些指导原则,则表现为最糟的做法。

将“珍视别人的时间与注意力”这一原则应用到简洁省力的电子邮件以及其他任何形式的沟通上,会使你的沟通效果截然不同。因此,你在传送每一封邮件时,必须三思后行。

在实际的沟通过程中,一般的职员在使用任何交流形式,比如电子邮件、一对一谈话、集会、打电话等,一般根据别人的信息作出以下反应:


人们被要求采取行动、参与、合作或做出承诺,于是他们决定自己将做出反应。

按兵不动,或是抗拒。

采取行动,但只是奉命行事。

全力以赴,付诸行动。

这些反应,由人们脑海瞬间闪过的五项标准所决定。我们将这些标准称为“行为沟通”。如果你要别人表示出他们的决心,并采取一定的行动,就必须在以下五个关键问题上取得对方的关注:

这跟我目前的工作确实有关系?

我必须明白应该做什么?


我怎样做才能取得成果,我怎样就会白费劲?

有哪些工具和支持是我可以利用的?

我最终会有什么好处?

不管通过什么形式,也不管置身什么人群,这个模式基本理论的有效性是无可置疑的。人们不管作出按兵不动、奉命行事或全力以赴的决断,都基于“行为沟通”中的这五个问题。

在电子邮件、面对面谈话、简报或其他形式的沟通中,你想要他人全力以赴,最好事先想清楚以上问题如何回答。可以保证交流内容清楚明确并便于让他人全力以赴,而不只是一种形式。

在撰写电子邮件时,必须做到与人方便,才有可能与己方便。以下就是简单工作的步骤:

第一,将必须阅读的信息放在3 X 5寸空间的第一位置上。


写新闻报道时,报社记者喜欢采用“倒金字塔”的方式,他们总是将最关键的事实和情感关连放在新闻事件的最先位置;而那些“补版”的细节,则置于报道的末端。他们这样做,是方便他们能够自如地掌握报道的篇幅,如果碰到篇幅不够、事件必须删减截短时,就可以整段增加或删掉。

这一写作原则同样适用于电子邮件。电子邮件的第一段,要写最重要的事实及有情感关联的部分,详情说明则写在末尾。

要知道,一般人所使用的“信息视窗”大小都是3× 5寸,换算成公制约 7公分×12.5公分,这被人们称为是黄金阅读尺寸。对收件人来说,3×5寸的空间大小,非常适合快速浏览阅读,娴熟的速读者,甚至只需两三秒即可浏览完全部信息。因此,必须将“严守3× 5寸大小”视为一种“极致空间限制”的训练,才有可能应付其他空间更为有限的即时通讯及手机短讯。


第二,必须清楚,你不是在写一封信,而是在写广告看板的文案。

电子邮件的内容要一目了然,容易快速浏览。尽管邮件各不相同,但要做到“容易浏览阅读”,还是有一些通用的诀窍:

在有限的3× 5寸空间内,最上层的字数不超过一百一十二字到一百六十五字,大约八至十二句,且愈少愈好。

如果你的篇幅较长,已经超过三行,就必须用逗点或空白键隔开。

每一段落内,必须设定自动换行,或每超过二十个字就换行。行距短较易阅读。


第三,在写电子邮件时,不能忽视内容清楚明确的作用,必须有效地加以运用。

作为收件人,在浏览自己的邮件时,总是希望能接受到五方面的信息:

关连信息。和自己目前的工作内容息息相关的信息,人们才会注意。

自己采取下一步行动所需要的信息。当收件人收到邮件后,知道自己下一步必须要做的事情,这种信息也会吸引收件人的注意力。

具有期望目标的信息。信息里表明了发件人所期望的目标,收件人才可能给予高度重视。

传授技能技巧的信息。信息能够指导如何去完成目标,并列出可使用的工具与资源。

能提供报酬的信息。信息能告诉对方他的行动将给他带来什么好处。

人们尽管不愿意浏览过多的资讯,但期望看到较多有用的资讯是一定的,尤其是当你的资讯是要他们去做某件事时,你给他们提供讯息的职责就是帮助他们能够周全地作出决策。请记住,邮件也有所谓的“达尔文的进化论”,电子邮件之所以存在并非因为其最短,而是因为其最适合。


第四,在日常工作中积累一些常识。

在日常工作中,三言两语的答复和漫无主旨的长篇大论,对别人都可能是有用的信息。以上的一些步骤并非对所有的电子邮件都适用,只是一种训练和纪律。训练自己尽量每次都以最小的空间来写邮件,传递最有价值最有容量的资讯,这样,你才可能成为别人爱戴的同事。

范例

通过这一范例,请注意到内容清楚明确的措词与细节,并有效地利用内容清楚明确的电子邮件。

主题意思:目前工作计划(重点1);下一步应该采取的行动(重点2)。

亲爱的安妮:

上周所举行的会议相当成功,你一定为之付出了四十小时的工作日吧!在此表示深深的谢意。但愿杰克本人能够了解你的良苦用心(重点3)。

在此一并将我们要给他的工作计划草案给你(在信的附件里)(重点4)。麻烦你过目,看看妥否(重点5)。

在你阅览过我的杰作之后,请重点对第七、八页,及第二十三、四页给予关注,并给予修改意见(重点6)。哈利可能会特别留意这几个地方,不知我们能否满足他的需求(重点7)。

星期二之前,打个电话给我(重点8),我们就那些要做的事情进行讨论。我们争取在两星期内搞定这事,节省你的时间与精力(重点9)。

标签:电子邮件职场撰写

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