如何消除邮件对时间和注意力的消耗?这里有5个秘诀

 邮箱网  0条评论  4156次浏览  2020年01月17日 星期五 10:20

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中国邮箱网讯 1月17日消息 一个朋友,是互联网公司的中层主管,以前总是意气风发,很少抱怨。近来有点泄气了:“每天早上一打开电脑,总有一种快崩溃的感觉。至少要花3个小时回复那些无关紧要的邮件,还有那么多工作要做。我太难了。”

邮件真的太消耗人了,而且你很容易被它牵着鼻子走。有人早就说过:“邮件这东西很容易将别人的优先事项带进你的生活。所以要控制好你的收件箱。”

好在有些人已经醒悟过来:必须有效地处理邮件,不让邮件堆积如山,增加压力,蚕食宝贵的时间和精力。

一、是什么夺走了我们宝贵的注意力?

不少人早上起来,第一件事就是摸手机,查看朋友圈信息,然后查看邮件。

信息超负荷,每时每刻应接不暇,简直让人喘不过气来。

其中,邮件是“主犯”。每天收几十几百上千的邮件,你不断地滚动鼠标,好像在爬一座高山。

它又像一台邮件老虎机,每出现一次红点,我们的大脑就会分泌一些多巴胺,那种感觉好极了,让人上瘾,让人忍不住一遍又一遍查看有没有新的邮件。时间、注意力就这样屡屡被瓜分、消耗掉。

二、最糟糕的结果是什么?重新定义信息的意义

很多人,尤其是职场人,对邮件都有一种紧张不安的情绪,总生怕错过了什么,害怕粗心删掉以后可能有用的邮件。

要改变这种状态,请先设想一下,如果明天你的收件箱崩溃了,你会丢失些什么?不是指丢失多少封邮件,而是你会丢失多少给你优势、或者是防止事情变糟糕的机会?你的世界会有什么不同?

事实上你的损失微不足道。邮件既不会让公司倒闭,也不会为世界带来和平。它们只是一些电子信息而已。

一般来说,我们是出于对紧急情况的担心,才会一遍又一遍地去查收邮件。但是,要知道,首先,很少会遇到紧急情况;其次,如果收到紧急邮件,即使错过最后期限,事情仍然是可以补救的,或者可以尽可能弥补,把损失降到最小。

1. 大部分邮件都是可以恢复的

只要是成文的邮件,总是有找回来的办法。也可以叫发件人再发一遍;或者其他人也收到了,叫他转发;而且还有别的方式知道邮件里的信息。

2. 两个简单的预防措施

措施一、重新设置一下“已删除邮件”这个文件夹,不要每次关掉邮箱就自动清空,而是让它保留一两周或一个月。

措施二、不直接删除,把邮件归档到参考文件夹里。

邮件不能创造价值,创造价值的是邮件里的信息、承诺和行动。不必太看重每一封邮件,我们真正需要的,其实是收件箱之外的行动和信息。

三、简单而实用的5个秘诀——可量化就可控制

1.关闭邮件消息提醒

当你有紧急或重要的事情要通知,你会打电话还是发邮件?毫无疑问绝大多数人会打电话,这足以证明,邮件大部分内容既不是火烧眉毛的急事,也并非头等重要,过于频繁地查看邮件就是一种严重的病态。

最好关掉提醒功能,把所有的提示音和图标都关掉,不要傻乎乎以为自己可以忽略那些跳出来的通知——你的大脑不会让你这么做的。

2.处理,而不是查看

你会来回翻看文件夹,好奇里面写的是什么,背后是否都藏有重要信息,期望理出一点头绪来吗?

不过,如果你总是用这种方式查看邮件,眼下又没有时间处理它们,收件箱势必会成为压力源,而不是辅助决策、推进工作和提高效率的工具。

所以,每次打开收件箱,潜意识里不应该是去查看新内容,而是去做决定,做好邮件的归类。

3.定期复查——每天不超过3次

早、中、晚三次,每次21分钟。把这当成一个游戏,也许21分钟时间不够,但会使你更加集中,也能确保你简短回复。

具体做法:早上9点之前,“紧急扫描”一遍,查看有没有紧急事项,然后到下午1点之前都不再打开邮箱;1点钟午休时间开始检查第二遍:一天的工作结束之际再来查看第三遍。

好的,让我们承诺每天检查邮箱不超过3次。

4.D字处理法——收到的每一封邮件只作7种处理方式

看看是不是清楚多了?刚好这7种办法的英语名称都是D字母开头,所以叫“D字处理法”

Do it now马上处理:如果两分钟都不用,就立刻处理掉
Do it later稍后处理
Decide判断:无须处理的邮件,归档以供参考或备用
Delegate委派:他人处理
Defer推迟:判断是否需要处理,通常将其添加到日历里
Delete删除:或归档,利用互联网上无尽的储存空间来存档
Decide:该邮件不需自己处理,但想跟进他人完成

5. 20:800法则

一些人在清零收件箱的时候,常常困惑:究竟哪些可以采取行动,哪些不用。答案可能出人意外,按照帕雷托“二八定律”,在整个邮件的使用过程中,20%左右的邮件可能具有80%的影响力。

请接受这个现实:80%的邮件是不重要、可有可无或者毫无价值的。甚至于在800封未读或未处理的邮件中,经过一番筛选之后,顶多剩下20封左右,这是经常发生的情况。因此,不用想“20比80”,而是“20比800”。

也就是说,每800封邮件里,可能只有20封是重要的。其余780封要么删除、归档,要么花几秒钟回复一下。这么一来,1000封邮件也不用觉得是负担,把它们看成是20几次对话就行了。

真正重要的事其实更容易处理,但需要你极度专注,在“茶水间有蛋糕”等诸如此类的通知、参考消息、群发等之类的邮件中,把它们找出来。


四、如何写邮件更省事?

说了处理所收到的邮件,但反过来,我们也应适当注意怎么写邮件。己所不欲,勿施于人。你不希望收到毫无价值、冗长或主题不明的邮件,同理,你也不应该写这种渣邮件。以下3点尤其要注意:

1. 主题栏——除了主题,还应该包含这封邮件需要采取的行动

这可以帮助收件人用更少的时间来处理你的邮件,而且,他们也会有样学样,学着这样来给你发邮件。

2. 5句话原则——舍去没有价值的东西

尽量让邮件简洁、简短,这是尊重别人时间,同时也是在尊重你自己的时间。

有一个网站叫“5句话”,提倡把所有的邮件缩短到5句话,甚至更短。假如10个字就能够解决的事情,为什么要花100个字呢?越简洁的信息越有利。

3. 少发则少收到

在你发送、转发或是抄送邮件时一定要三思,有可能因此减少54%的邮件。否则,你在做加重信息过载的问题。

记住,你的每一次发送和转发,都意味着过后很可能会收到回信。所以,要是你少发一封邮件,那么你相应地也会少收到一封邮件。


结尾的话:

不论用什么办法,处理邮件都要本着实现高产、专注、谨慎和放松的原则。做到这些,你每天就不会再担心“还有一座山没爬呢”。

“知道怎样处理海量邮件是一项重要的软技能。唯一的办法就是合理使用一套简单、可重复的方法,让自己跳出邮箱,拥有真正的生活空间。”

标签:邮件手机注意力?

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