工作这么久,你真的学会职场邮件礼仪了吗?

 中国邮箱网  0条评论  1187次浏览  2020年02月07日 星期五 10:08

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中国邮箱网讯 2月7日消息

1、为啥要用邮件沟通

更加正式的沟通记录
历史内容可以保存可以追溯
强商业效力,一般的聊天工具的沟通记录无法作为商业或法律证物
法律效力,普通IM工具取证困难,邮件记录可以被当做法律文书证物

2、不同场景发送邮件的正式姿势

会议纪要
收件人:所有参会人员抄送人:无发送内容:1、确认内容;2、相应任务及分配责任人和时限安排

召开小组开发会议通知
收件人:小组所有成员抄送人:你的上级主管领导发送内容:1、会议主题;2、会议议程

行业峰会邀请函
收件人:可以是自己抄送人:无密送人:参加行业峰会的所有邀请对象发送内容:1、会议主题;2、会议嘉宾和相关演讲主题;3、会议议程安排目的:保护隐私、单独回复避免回复全部

3、邮件格式和内容的标准

邮件主题:内容的精华【事情、时间、地点】

邮件内容的标准格式:称谓、内容和签名

针对不同的邮件对象,发送的签名可以设置不同的格式的有随意场合、简单商务场合以及负责个人场合。尽量设置好的签名就不要随意改动了。

4、职场邮件潜规则和小技巧

内容结构如果不能像工作任务完成汇报那样一条一条的进行罗列,就采用概述,详述和总结的3段式的内容也能让收件者获得非常好的读信体验。

如果邮件中有附件,就把附件内容进行截图插入到邮箱内容中当做预览使用,现在移动设备发达很多时候都是手机接收邮件,附件很多情况都不发直接通过手机查看,所以以图片预览的方式插入正文是比较好的方式。

汇报工作内容尽量以被动格式来陈述,更好表现人物的中性及状况。避免过多的使用第一人称“我”、“我们”,因为在读信者看来是在过多的表现自我,邮件是一件正事和商务的事,避免掺杂过多个人情感和情绪因素在内容中。

一封邮件不要把2件毫无关系的事情一起发送,一来不方便追溯事件的时候通过主题检索,二来不便于收件箱的管理,在抄送转发的时候也容易牵扯到一些无关的机密泄漏。
在日常邮件交流中也会有一些缩写“暗语”也可以提前了解一下。


写邮件前的好习惯,思考一下发送对象是谁,针对不同的角色思考要发送的内容重点以及优先级。

标签:邮件职场理由

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