掌握邮件撰写技能,为职场加分,建议收藏

 中国邮箱网  0条评论  1394次浏览  2020年02月10日 星期一 12:34

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中国邮箱网讯 2月10日消息 互联网的时代,邮件的使用在工作中应用的非常广泛。是否还记得你初入职场撰写的第一封邮件?是否还记得收到某封邮件,觉得清晰了然,重点突出?

其实从看一个人写的邮件结构和内容,其实就能判断出他的职业化程度。

今天和大家详细分享下邮件撰写的技巧。建议初入职场的人精读,有一定职场的人选择要点通读。


一、首先来了解下日常工作中电子邮件使用的场景

1、沟通必要信息,例如日报、周报反馈,各类申请,工作内容反馈、对外沟通、包含工作内容相关的传递;

2、确认沟通结果,例如项目进展成果、工作文档、附件或者发送会议纪;

3、向多人传信息,包含不限于各类公司通知、通告类;

二、邮件包含哪些内容:收件人、抄送人、主题、附件、正文


1、收件人:指邮件的主送人,可以是一个或者多个(应当是需要回复邮件的人)

2、抄送人:抄送人是指除了收件人以外需要执行或知晓内容的其他人。

抄送使用得当,有助于工作处理,否则贻误沟通或造成人力物力的浪费。

(1)应该抄送的情况:

①通知内容,除收件人外,需要执行或知晓内容的其他人例为抄送人;

②多向汇报,邮件内容涉及多向汇报的,必要时应当抄送另一个上级领导;

③隔级沟通,因特殊情况必须越级发送邮件,应抄送被越过的上级或者下级;

(2)不应该抄送的情况

①请示邮件不得抄送其下级部门或个人;

②凡是与工作内容无关的单位和部门一律不予抄送;


3、主题:每一封邮件都需要有主题,邮件主题应该简洁明了并且与邮件内容有关,如果一次要和对方讨论的事情主题不同,建议分开使用不同的邮件发送。

主题一般的格式可以为,邮件主要内容-公司/部门/姓名-日期。具体中间选择的内容根据对外汇报的对象,如果收件人是合作的其他单位,就选择公司。举例:公司年会邀请通知-行政部-20200209。

主题需要能够快速检索的功能,同时可以通过主题标记邮件的紧急/重要程度。

比如在邮件主题上用【重要】等词语标记。

如果回复对方的邮件,使用对方的主旨回复,可以直接在原收件基础上点击回复,标题自动会显示【回复】。

4、附件:邮件中提到的工作文件,格式多为word、pdf、表格、PPT类,附件不宜太大,大附件可以通过其他方式,文件链接或百度网盘分享。


5、正文:正文是邮件的主体部分,也是最重要的一个环节,正文一般包含:称呼、问候、主体内容、祝颂语、署名。

(1)称呼:第一行顶格,以冒号结尾;如果是平级或者下级可以直接写名字,如果是上级领导可以写是姓氏+职称;

(2)问候:另起一行,低两格。一般可以为你好,您好。

(3)主体内容:一般分为三部分为链接语(开场白)、主体文、结束语;

开场白就是写明,为什么发送这封邮件。

主体文中每一个论点重起一行,低两格起。内容较多时,可以使用标题划分,方便阅读。

注意考虑是否适合手机阅读,高管们的一般事务繁忙,许多管理层有手机看邮件的习惯;

掌握三个凡是原则。凡是能分段的就分段,凡是能做小标题的就做小标题,凡是能列清单图表的,就列图表。

(4)祝颂语:表示致敬之意,另起一行,顶格或低两格。可以为祝:工作顺利/工作愉快。也可以根据业务情况,给业务部门进行加油鼓励之词。例如,祝:商务部门业绩长虹。

(5)署名:落款签名,一般情况下统一设置签名格式,签名档中包含电话、地址等联系方式,方便他人与自己联系。

简而言之,结构要素完整、内容呈现清晰、格式编排合理、字体字号得当(建议统一使用微软雅黑10号字体)。


三、撰写邮件的步骤

1、邮件撰写的顺序建议为附件-正文-主题-收件人-抄送人的顺序写邮件,避免某个环节遗漏,比较容易遗漏的为附件和主题。

2、写正文的时候,建议我们遵循,定基调、精内容、搭框架的原则。

定基调就是要清楚这个邮件的整体氛围,也就是要有受众思维。

比如总结类,重点写出成绩,展现潜力,基调为深度,以及下一计划。

计划类:重点体现阶段任务、责任感,基调:可交付、具体明确,可衡量的过程数据等。

申请类:获得许可。基调就是阐明原因,简单扼要。

精内容,就是要先清楚你为什么写这个邮件?你要收件人做什么?对方为什么要这么做?通过以上问题来组织内容。

搭建架,将梳理好逻辑树内容,整理成文字拉进行展示。掌握四个原则:结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。

也就是说,重点在最前面的第一段。当你想要收件人采取行动时,如果邮件内容较长,在第一段,就应说明你的要求,在结尾的部分,再度强调第一段的重点。


四、撰写邮件的注意事项和礼仪规范

1、邮件是商务文本,书写是比口语对话稍微正式一些。主体明确、语言流畅、内容整洁。

2、在邮件中遇到的日期与时间,一定要具体,你说的下个月或者本周四具体是什么时候?因此改成(本周四(2月11日)),时间也要明确,是上午还是下午?几点?以免双方认知不同而产生误会

3、最后写完的邮件一定要记得检查,查看语句是否通顺,是否有错别字。

4、邮件一定要注意保密性。

掌握邮件撰写技能 ,为职场加分。

标签:邮件职场撰写

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