在职场中混,这些电子邮件规则你不可不知

 中国邮箱网  0条评论  1402次浏览  2020年03月09日 星期一 12:05

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中国邮箱网讯 3月9日消息 随着微信等网络即时通讯工具的普及,短信几乎退出舞台,但电子邮件却仍然必不可少。究其原因,在于电话、微信都不具备权威性、正规性,在必要的时候,只有邮件能证明事情的经过和发展,其他通讯工具所展示的记录因其私人性和随意性而导致公信力大打折扣。所以,在职场中混,这些电子邮件规则你不可不知。

以下是我工作多年的电子邮件使用规则总结,仅供参考,如有补充,欢迎留言。

一、 做一个有亮点的电子邮件签名

比起千千万万的普通签名,做一个有个性的签名,其实是一件花点心思就能一劳永逸的事情。当然,切忌喧宾夺主,签名过于浮夸,会扣分哦。

二、 邮件措辞一定要“官方”

不“官方”的表述,让人觉得写邮件的人不成熟、不稳重、不懂职场规则,建议可以多学习一些《人民日报》的新闻表达方式,当写出“官方”的感觉时,会让人觉得此人措辞谨慎、语言组织能力强,是个不错的职场人。

三、 有一些群发邮件可以选择性回复

内部晋升公告或者公司政策更新,负责人(通常是部门助理)会群发邮件告知部门的人。这些邮件一般是不用回复的。但是有一些群发邮件可以回复,比如,有平级同事升职可以群发回复祝福对方的晋升,有下属晋升可以群发回复希望该下属能够一如既往表现卓越等等。前者是展现你的大度(通常平级同事晋升,很多职场人是眼红的),后者是展现你的领导力(同时也说明该下属的晋升与自己的举荐有很大关系)。

四、 巧妙使用“抄送”功能

在职场里,要慎用且巧用“抄送”功能。抄送使用得好,自然广结善缘,抄送用得不好,那可不知道什么时候就结下仇人啦。

我的建议是,当你和某些部门的人有冲突,不得不用到邮件的方式警告对方时,除非你已经和对方领导提前有了较好的沟通,否则不要轻易抄送给对方领导。批评和指责慎用邮件以及抄送功能,搞不好对方回复你的东西让你更下不了台。

五、 有业绩有故事时可以邮件汇报

邮件由于存在时间长,文字描述也占用了阅读人更多时间,所以有喜报时,用邮件的形式进行文字表述,往往会给人留下深刻印象。

六、 需要记录在案的事情一定要邮件留证据

有些事情电话和微信很容易沟通清楚,所以人们往往没有下意识地留下证据。事情办成了还好,如果没有办成,经常出现的一种情况就是双方都不认账,公说公有理、婆说婆有理。

所以,一封邮件随意地写出去,也许晋升之门就要对你关闭很长时间;如果能把每个职场小细节做得相当完美,相信你一定是冉冉升起的明日之星!

标签:电子邮件职场规则

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