请不要做工作场所中的“Mail Box”

 中国邮箱网  0条评论  1543次浏览  2020年03月31日 星期二 12:57

分享到: 更多
中国邮箱网讯 3月31日消息 工作中,就是有很多人喜欢发邮件,这些人有时候被称为“Mail Box”。为什么这么叫呢?因为他们每天的工作就是收到别人邮件,然后转给别人,看谁不顺眼了,再把对方领导给抄上。具体别的事情,他们基本没干。甚至离得没有多远的同事,他也会发个邮件,而不是去当面交流一下。不了解别人,也就不好评价什么,但是这种做法至少让效率下降很多。收到邮件的人要把邮件打开,前前后后读一下,了解了背景,最后决定是回复邮件或是打个电话。我想在工作场合中,如果能当面交流就不打电话,如果能打电话,就不发邮件,邮件是最末等的交流手段。也许你会说,那如果需要邮件做个证据时怎么办,那我们也应尽量提前交流完之后,再进行邮件沟通,这样的沟通方式才更容易达到沟通的效果。

我这几天就遇到了一个这样有趣的事情。一个同在德国培训的同事,到我这里要了一个模型文件,本着帮忙的态度没有多想就发给他了。没成想第二天直接在我的邮箱里收到了他的邮件,用英语告诉我的文件有问题,然后抄送给了领导。事情到了这里,朋友们会有什么看法么?不要着,咱们接着往下看。这件事儿我始终想不明白的有以下几点。

1,这个哥们儿的座位离我的座位不超过三米,几步就能走到我座位。在跟我要文件的时候,能走到我座位这里,但是等他说我的文件有问题的时候,却直接发了邮件,这个事情我比较费解。我想换做是我,我请别人帮忙发一下别人的东西给我,我如果也发现了文件有问题,那我会第一时间找到他并且私下沟通,毕竟这个事情帮忙是情义,不帮是本分,别人也说不出来什么。在这个事情当中,我发文件是非常纯粹帮忙性质。

2,我的文件已经经过几轮验证,大方向已经完全OK,即使有小问题,也不耽误后续工作。非常正式地指出别人错误的时候应该谨慎,在不明了前因后果时,直接判定是非常危险的。依然换作是我,当我发现别人文件有问题时,我会与他们面对面交流,提出自己的疑问。很可能我的疑问已经早被别人解决掉了。如果我轻易判定别人的东西有问题,很容易引起误会,至少自己犯了失察的毛病。首先与当事人沟通,是最有保证的做法。

3,这封邮件抄给领导的做法,是什么动机我完全不知道。至少我现在的想法是,后续我的东西,不会轻易给别人,至少再与这位同事交流的时候,会格外小心。如果是我单独跟别人要的东西,别人帮忙发给我了,我是不会牵扯第三个人进来的。这样做,也是让帮助我的人放心,至少不会让对方觉得不得劲儿。毕竟这个文件是私下底的东西,不是一个正式场合交接的文件。未来,如果有类似的事情,我一定会慎重。

4,抄送领导这个行为如果不是必须要做,那可以不做。我不知道为什么很多人写邮件喜欢写抄送,特别是抄领导。当然了那种需要让别人知晓情况的状态下,是没什么毛病的。但是私下底的东西,没有领导知道的时候,抄送领导这样的行为就会让别人误会,至少动机不纯。还是那句话,干好我们自己的活儿,就算别人有错,别人也会自己改正,而领导可能连什么事儿都不知道,因为有时候邮件这种东西,别人是不看的。

5,中国人与中国人交流,何必用英文(这是后续的邮件),不自信的表现。我英文不比谁差,但是仅中国人交流的时候,我一定会用中文。不知道在外企是不是总会有这样的人,“特别”喜欢讲英语。其实如果有老外在,需要他们知晓情况的时候,说一些英语即体现了尊重又表现了我们的沟通能力。但是如果只是我们中国人与中国人之间的交流,那就没有必要总写英文。一来英文不是我们的母语,总会有表达不清或者词不达意的时候,二来我们交流的目的是把事情说清楚,而不是为了说明外企一定用英语,而用中文是最能把意思表达清楚的工具。

总结一下这件事的经验教训:

1,能当面沟通的事情绝对不发邮件。想留证据可以没问题,那也要事先沟通妥当了再发邮件,这样做大家都不被动,更容易接受。

2,别人出错时,给别人提意见,要尽量先私底下沟通。这样才能不至于出现误会。特别是需要别人帮助时,不回报不要紧,也不要反咬一口。

3,邮件抄领导要慎重,不是什么鸡毛蒜皮的事情都要让领导知道。很多时候,你的抄送,也可能把领导给装进去了。就像我发的那个文件,其实是领导给我的,我进行了一定的改进。这样大张旗鼓地说这个文件有问题,那不是相当于打领导脸么?

标签:Boxmail邮件职场

我的评论:

请  后发表评论。