职场必备技能之发邮件,你真的会发工作邮件吗?

 中国邮箱网  0条评论  1768次浏览  2020年04月01日 星期三 13:04

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中国邮箱网讯 4月1日消息 邮件主题:回款用。内容:**项目需要李总的身份证复印件,麻烦提供。没有称呼,没有签名,我只能通过发件人邮箱的拼音推测这可能是我们的一个销售人员。

看到这封邮件,我就想问现在的职场人真的会发工作邮件吗?

很多人觉得不就是一封邮件吗?只要把事情说清楚不就行了?哪有那么多规矩?错,大错特错。

工作邮件就像一张个人名片。有时候不同部门之间的人员并不是那么熟悉,如果因为业务关系需要写邮件给对方,这是一个很好的树立自己个人品牌、体现个人素养的机会。大家可以观察一下领导发出来的邮件。

所以,小懒觉得有必要说一说一封好的工作邮件需要具备哪些条件:

1、邮件主题

我发现很多人写邮件的时候“无主题”,或者主题不知所云。收件人看到这样的邮件主题时心里就会产生反感,进而会对发件人做出“表达不清”的评价。建议尽量一句话总结出邮件想表达的中心思想。

2、对收件人的称呼和打招呼

每一封邮件都会有明确的收件人,那么在邮件开头就需要有合理的称呼,以表示对收件人的尊重。建议用姓氏加职务,比如胡经理。

打招呼也很重要,只有称呼没有打招呼会让人感觉像是在接受命令。建议用“您好”这样的招呼语,体现基本的礼貌。

3、邮件正文

工作邮件一般是通知或者寻求协助。收到过很多邮件,要么过于简短,事情都没说清楚。要么过于冗杂,词不达意。

建议在写正文的时候要尽量用简洁的语言,表达事情的基本概况,需要得到怎样的协助。上级给下级的邮件一般是要求执行什么指令。最后,建议要写明时间节点,方便收件人预留时间完成相应的工作。

在需要别人协助的时候,多用“请”,邮件末尾要说“谢谢”,如果邮箱功能强大的话,加上一个“玫瑰花”表情效果会更好哦。

4、邮件签名

没有签名的邮件回复率比较低,就算是收到回复,可能时间也会比较久。因为收件人不知道发件人是谁,只好通过猜测进行判断,要知道每个人都很忙的,谁愿意花时间回复这些莫名其妙的邮件。可想而知,发件人在邮件要处理的事情上面效率有多低。

建议设置邮箱个人签名,内容包括:姓名、公司(最好是有公司的一句话介绍)、部门、职务、联系方式、公司地址、邮件地址,这些是最基本的信息,能够让收件人明白你的基本工作信息,更有利于处理你在邮件中提到的事情。

5、邮件收件人

收件人作为一封邮件必备的信息,重要性自然不必多说。放在最后来说,是想提醒各位,写邮件的时候一定要把收件人放在最后来添加。

为什么呢?这个小懒很有发言权,有一次,我在写一封重要的邮件,要发送给公司大领导的。我先把收件人添加进去之后开始写邮件正文,写到一半有事情出去了一下。回来的时候手一滑就点到了“发送”,虽然之后我做了解释,还是给领导留下了“做事马虎”的印象,教训惨痛啊。

另外,发送工作邮件时记得抄送给你的领导,领导可以随时掌握你的工作动态,提升你的工作透明度,自然会提高你在领导心中的地位。还有,有时你在邮件中表达有问题时,领导也会及时指正,更利于自己的进步,避免酿成大错。

相信每个人都想把工作做好,发邮件只是工作中的一部分,所以很多人会忽略。其实,越是这些小细节越能体现一个人的职业素养。所以,快快行动起来吧。写好每一封工作邮件,尽量不给别人增加负担,树立自己的个人品牌。

标签:邮件职场工作

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