在劳动争议中,公司能将电子邮件作为证据使用吗?

 中国邮箱网  0条评论  2734次浏览  2020年04月01日 星期三 13:13

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中国邮箱网讯 4月1日消息 张某是一家公司的出纳,2018年11月,张某发现自己怀孕,经过检查,医生告诉张某,由于其身体较弱,所以要注意保胎休息,之后张某经常请假,给工作造成了很大影响。2019年1月13日,张某在家休息期间,公司人力资源经理向其邮箱发出了一封电子邮件,内容是:鉴于你2018年11月以来多次请假且擅自超假不归,已经严重违反了公司的规章制度,公司通知你,即日起解除与你的劳动合同,请你尽快到公司办理离职手续。

之后,张某未作出任何回复,也再未去公司。2019年11月,张某向当地劳动争议仲裁委员会提起仲裁,要求公司支付其2019年1月至11月的工资及报销生育费用,庭审过程中,公司提交了1月13日向张某发出的解除劳动关系的电子邮件,并出示了对该电子邮件的公证书,但张某表示怀孕后其从不使用电脑,也不上网,所以从未收到过公司发出的任何电子邮件,因此双方劳动关系仍然存续,公司应当支付工资和生育保险待遇。

劳动争议仲裁委员会经审理认为,由于公司通过电子邮件形式发出解除通知,无法证明张某确实收到该邮件并了解了相关内容,因此仲裁委员会认定公司的解除决定并未送达劳动者,双方劳动关系未依法解除,鉴于张某未实际提供劳动,裁决公司按当地月最低工资标准的80%向其支付2019年1月至6月的待岗工资,按其原工资标准支付7月至11月的产假工资,以及按相关规定支付生育费用。所以在这个案例里,劳动争议仲裁委员会没有认定电子邮件的效力。

王某是一家广告公司的销售主管,由于在一笔销售提成款的问题上与公司产生分歧,他一气之下,于2019年4月20日向公司发送了一封电子邮件,其中写明:我决定今天辞职,希望公司可以安排交接人员于5月19日前将我的工作交接完毕,人力资源部门于5月10日向王某作出同意其辞职的答复。王某十分意外,本以为公司会挽留他,没想到公司竟然同意了自己的辞职请求,王某离开公司后感觉十分懊恼,于是于6月10日向当地劳动争议仲裁委员会提出仲裁申请,要求公司恢复他的职务,继续履行原劳动合同。

庭审过程中,公司提交了那封署名王某的辞职电子邮件,并出示了对该电子邮件的公证书,但王某否认其向公司提交过任何辞职申请,而且对于公司提交的电子邮件的真实性不予认可,因此不同意公司作出的解除劳动关系的决定。

劳动争议仲裁委员会对电子邮件进行质证后,认为从常理看,只有电子邮件持有者本人才能使用企业邮箱地址,尽管在技术上存在冒名顶替的可能性,但综合王某在接到公司同意辞职的电子邮件后,即不再上班等相关证据,可以认定王某确实向公司发出了辞职申请,因此仲裁委员会最终裁决驳回了王某的申诉请求。

同样是以电子邮件的形式解除合同,一个是劳动者单方解除,一个是用人单位单方解除,一个企业胜诉,一个企业败诉,一个肯定了电子邮件的证明力,另一个否定了电子邮件的证明力。虽然两个案子具体案情有所差别,但是我们还是不难看出,电子邮件能否作为证据,以及其证明效力到底有多大,是不能一概而论的。

电子邮件能否作为证据使用的问题,《中华人民共和国民事诉讼法》第六十三条明确:“证据包括电子数据”,电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、手机短信等形式形成或者存储在电子介质中的信息。法院在认定电子邮件证据反映的事实时,需尊重专家意见,并结合其他证据,综合全案情况,从电子数据证据与其他证据、与案件事实联系等方面综合审查作出认定。

由于电子邮件具有容易被人为破坏,伪造和篡改等缺陷,因此在作为证据使用时,其客观性受到了很大的挑战。目前实务中,仲裁委员会或法院会根据具体案情,不同程度地采纳电子邮件作为证据,但一般需满足两个条件:

1、已经通过技术手段获取,或者通过公证机关对电子邮件内容及源代码等进行公证取证;

2、相关案件事实除电子邮件证据外,还有其他证据来佐证,并能形成完整的证据链。

那么HR应该如何使自己发送的电子邮件合法有效呢?

1、注重实效性

在劳动争议案件中,企业HR必须在举证期限内举证,及时对电子邮件进行公证,所有的证据都应当按法律要求的形式提交,如果取证确实存在困难的,应及时向法院作出说明,申请延期举证或由法院调取举证。

2、力求形成完整证据链

在劳动争议案件中,HR应根据案情准备相应的证据,各项证据力求做到环环相扣,形成一条完整的证据链,以达到自己的证明目的,切记取出与证明目的无关甚至自相矛盾的证据。

3、不要忘记留存书面证据

HR在日常工作中,应树立起证据意识,需要送达劳动者的各种决定或通知,除了电子邮件外,务必以书面形式作出,并请其本人签收,各种文件的归档和存放应规范有序,这样才能在发生争议时从容面对。

结语

科技的发展给HR的工作带来了便捷,但同时也给证据的固定和收集带来了困难。因此,从避免争议和法律风险的角度出发,我建议企业HR对通过电子邮件与员工沟通确认的内容,务必再以书面形式固定下来,并要求员工签字确认,尤其是对事关变更或解除劳动合同等重要事项的电子邮件,切不可图一时方便而给将来留下隐患。

标签:电子邮件证据司法

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