职场中,收发电子邮件的礼仪和规矩有哪些?

 中国邮箱网  0条评论  1866次浏览  2020年06月18日 星期四 16:46

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中国邮箱网讯 6月18日消息 电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中的内容没有不严肃的。通过一封简短的电邮,一位职员为人处世的态度、个人教养程度、工作细致程度、敬业程度等这些和人品、能力有关的信息均可一目了然。因此,我们应端正态度,认真学习有关电子邮件的礼节,好好发邮件,好好回复。

◎主题要提纲挈领

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

·一定不要用空白标题,这是最失礼的;

·标题要简短,不宜冗长;

·标题要能准确反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”;

·一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

·可适当使用大写字母或特殊字符(如“*”等)来突出标题,引起收件人注意;但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;

·回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、RE一大串。

◎称呼与问候要得体

·恰当地称呼收件者,拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的响应;在有多个收件人的情况下可以称呼大家。

如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

·邮件开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“Hi”,中文的写个“你好”;结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的就可以了。

◎邮件正文内容要清晰无误

·邮件正文要简明扼要,行文通顺

Email正文应简明扼要地说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰地表达;不要出现晦涩难懂的语句;最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

·注意邮件的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

尊重对方,“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

·邮件正文多用序号,以清晰明确

如果事情复杂,最好列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

·一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

·合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示反而会让人抓不住重点,影响阅读。

·合理利用图片、表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

不要动不动使用“:)”之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻,只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。

◎附件要交代清楚

·如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

·附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才能看懂的文件名;

·正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

·附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文档;

·如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用;

·如果附件过大,应分割成几个小文件分别发送。

◎语言的选择和汉字编码

·只在必要的时候使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,因为存在中文编码的问题,你的中文邮件在他们的地区可能会显示成乱码天书。

·尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明地发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要用中文回复。

·对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文

你很难保证你的英文表达水平或收件人的英文理解水平能够达到完美零失误的程度,切忌顾此失彼,影响邮件所涉及问题的解决。

·选择便于阅读的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别是公务邮件。

◎结尾签名

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚地知道发件人信息。

·签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名文件是必要的。签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

引用一个短语作为你签名的一部分是可行的,比如你的座右铭、公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

·不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。

签名文件文字应选择与正文文字匹配,统一使用简体、繁体或英文以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些的。

◎回复他人邮件的礼仪

·及时回复邮件

收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下。理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间统一处理,但一般不要超过24小时。

如果事情复杂,你无法即时确切回复,那至少应该及时地回复:“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云。”记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假,应该设置自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

·进行针对性回复

当回复疑问时,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要简略回答,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免反复交流、浪费资源。

·回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件,你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

·不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通。

对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越回复越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。

·要区分Reply和Reply All(单独回复和全体回复)

如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该reply all,让大家都知道,不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停地回复来回复去、与发件人讨论,等你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

标签:电子邮件礼仪职场

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