职场中,发微信和邮件沟通需要注意哪些事项?

 中国邮箱网  0条评论  1723次浏览  2020年06月28日 星期日 08:18

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中国邮箱网讯 6月28日消息 在使用微信沟通时,上对下、下对上、平级之间的沟通方式有所不同,各有一些注意事项。

微信沟通

1.上级与下级沟通首先,尽量避免在微信群中责骂下属。

群内责骂无异于面对面当众责骂,一是会损害下属的颜面,二是过于严苛的责骂,会损害领导在下属同事心中的形象,所以,若只是某个人的失误,领导可以选择与其单独沟通,尽量不要在群组中责骂。若下属的此次失误,可以帮助大家进一步明确工作标准,避免再次出现同类问题,也需注意言辞,对事不对人,指正问题,提醒到位即可。其次,指令清晰。在将计划、任务交办给下属时,需明确事项内容、负责人、时间节点,并向下属确认其没有任何存疑。微信本就不同于面对面沟通,为了确保上下级信息同步,提高沟通效率,作为领导务必学会言简意赅。最后,不要将微信群变为记录自己奇思妙想的备忘录。夜深人静,鞠躬尽瘁的领导会时而迸发一些灵感,突然有一些新的规划、思路。每当这时,请你用笔记本、备忘录记录好,千万不要随意发到群中,因为你不知道你的某些思路,会不会扰乱下属的工作思路。

2.下级与上级沟通

首先,以图文代替语音。领导的时间更碎片化一些,并非任何时候都方便听语音。将需要给领导的事项以文字配图片、表格等形式表达,逻辑更清晰,也更方便领导查看。但要注意,文字要注意段落划分,重点要突出,还是四个字:言简意赅。其次,注意基本礼貌用语。在沟通过程中,一定要多用"您""请""可以么",并且,务必记住:千万不要用渣男语录,一句"呵呵"、"嗯"、"哦"足以打消所有人的聊天热情,更有可能打消领导对你委以重用的欲望,因为你连最基本的聊天礼仪都不懂,留着你得罪人么?最后,注意标点与表情的应用。领导发布任务,你回一个死亡微笑,领导询问进度,你回"我感觉完不成了。。。"那你估计以后都不需要完成什么工作任务了。一定要清楚,表情可以用,但是要注意场合,标点不要那么丰富,要注意,标点也是有感情色彩的,在没有表情时,标点可以代表你的心情、表情,所以,请选修表情、标点管理学。

3.平级之间的沟通

首先,垃圾开场白能省则省。大家应该都听说过一句话:你问我"在么",你让我怎么回,你要是想请我吃饭,我肯定在,你要是想借钱,那我一定不在。同事之间沟通,客套的寒暄可以去掉,此类垃圾开场白也完全没必要,直接将需要沟通的事项表达清楚,等待回复即可;其次,当他人回复不及时的时候,不要做机关枪。举个例子:"①月度总结写了么?②在么?③月度总结该交了,你那边什么进度了?④在忙?有时间了回我一下,赶紧的",如果当事人是你,你什么感受,是不是鬼畜视频在脑海中无限循环"傅文佩,你开门啊,别躲在里面不出声,我知道你在家,傅文佩,你开门啊……"消息不能及时回复,只有两种情况:要么真的很忙,要么真的懒得理你,哪种情况是你催一下有用的?最后,公私分明,且注意保密。不要在工作群中发私人闲聊信息,一是违背工作秩序,二是容易将工作群中的有用信息顶上去,导致部分成员不能及时获取信息。同时,不要随意互发聊天截图,不同岗位之间本就存在壁垒,不是你与所有同事的聊天记录都是可以共享的,如有需求,一定要做好检查。

目前,微信的应用太过广泛,所以微信沟通的注意事项多说了一些。而邮件沟通一般具有特定性,一般应用于比较正式的场合,所以简要说一下邮件沟通的注意事项。邮件沟通

1.标题简明扼要

以邮件往来作为主要工作沟通方式的公司,每个人的邮箱中都会堆积多封邮件,到项目决策,小到插座报销,为了确保邮件可以被及时查看,尽快得到回复,提高沟通效率,在发送邮件时,一定要将邮件主旨标注在标题中,如:Q1季度账目汇总、5.5人事部报销清单等。

2.内容简洁,结构清晰

套用小学时写作文的套路:时间、地点、任务、起因、经过、结果。在写工作邮件时,也要避免赘述,将需要沟通、确认的事项以最精炼的语言描述清楚。利用4W1H原则,"WHO"谁,写明事项负责人,"WHAT"什么,具体工作内容是什么,"WHEN"时间,确认好工作开展或工作完成的时间节点,"WHY"为什么,交代清楚此项工作安排的原因,"HOW"怎么做,给出工作思路与做法,以此确保沟通的有效性。

3.抄送人选择要讲究

若此邮件需要发送给领导,可以单独给领导发一封,不带任何抄送人,再另外给其他涉及到的同事发送一封邮件。若邮件需要抄送的人员较多,一定要注意抄送人员的排序,可按照职位高低排列。虽然有些领导不会在意这些,但职场人必须要注意,将这些职场礼仪培养成工作习惯,因为难免哪一天碰到一个吹毛求疵的领导。

4.附件名称要清晰

邮件往来附带一些压缩包、文档、表格是常事,为了方便他人查看,附件名称务必与邮件中提到的文件名称一致,且命名要能够清晰体现内容,如用"5月稿件总量汇总"代替"工作量汇总"。

以上,是一些职场沟通经验,实用但并不全面,职场是一个大学堂,更多的知识,还是要自己在实际工作中多看、多学。

标签:微信邮件职场

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