职场实战:如何写好一封催促邮件?

 中国邮箱网  0条评论  996次浏览  2020年10月23日 星期五 13:49

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中国邮箱网讯 10月23日消息 在工作中,你是否会有很多项目需要跨部门审批?有时遇到一些要求严格而又忙碌的领导,可能需要放下面子多番催促才能完成任务。下面的这个职场案例,需要写一封催促邮件,邀你一起来探讨一下。

一、故事小场景:

有一位HR,被安排组织公司年会,费用预算申请很早就发给了公司的财务总监,希望他能及时批复,但财务总监一直拖着没回复。她想起去年就是因为他回复太晚,预算迟迟不到位,很多工作都无法按时进行,导致年会组织不够理想,被领导批评。

于是,她写了一封邮件催促:

您批了预算后 ,我们才能去订下酒店会议厅,现在是会议繁忙季节,酒店会议厅可能在12月30日以后就被别家公司占用了,去年就是因为预算批晚了,误了酒店预定的最后期限。

二、如果你是这位HR,你会怎么写这封邮件呢?(以下为建议范文:)

Dear Leo,您好!

我是HR的Katy,感謝您在忙碌中抽空查阅这份邮件!

10月26日下午我已经把公司今年年会的方案和预算发到您的邮箱了,但由于我的疏忽,上次忘记把年会费用的组成和对比情况,以及项目时间表一并发给您了,所以再次附上这两项情况,方便您进行审批,谢谢!

1、费用组成以及和去年的对比情况:


2、执行进度时间节点


综上所述,2020年度的中国区年会总预算为92万,比去年同步下降52%,符合公司疫情期间的严格控制开支的政策方针。

请您在11月15日前回复审批意见,后面的项目进度即可按时间表推进。

另外,此费用已经HR部门VP Jack审批,也已经跟财务部门的资金组经理Tina 详细核对过各项费用组成,如有需要查看他们的意见请见下方邮件详情。

再次感谢您的支持,若不清晰的地方,请您随时联络我,期待您的批复,谢谢!

HR Katy Can

2020年11月6日


三、复盘思考:

1、 邮件目的:提醒尽快审批。要注意发这个邮件之前已经发过一次审批邮件,这是再次提醒和催促,不能将之前的邮件内容重复发送,否则容易引起反感。可以尝试找个合适的理由说明之前的邮件疏忽了某些事项,所以重新再发一次,以便领导可以更清晰审批的内容。

2、换位思考:从接收者的角度出发去考虑,财务总监习惯看各种表格,所以应该将数据用简洁清晰的表格对比展现给她看。同时由于工作繁忙,很多领导审批邮件都不会打开附件来详细查看,建议将核心要审批的数据和结论都放在邮件正文,让他可以一目了然。如果一个审批邮件能让领导用手机浏览一分钟就可以做出决策的话,你就赢了。

3、时间节点:相关的项目时间节点一定要清晰,让对方明确知道,如果没有在应该审批的时间回复,可能会对后面整个项目进度有很大的影响。对于一些大项目来说,这个延误进度的责任成本,是会引起审批者的考虑的。不过,也请注意,提醒邮件起到的作用,应该“归责”不是“追责”,所以,要注意态度要尊重委婉,点到即可。

4、背书效应:要了解对方审批需要考虑的因素,对于财务预算来说,符合既有的审批流程最重要,所以可以附上他审批之前已经审批过的环节和人员意见,让他知道此项审批已经过很多环节的检查和确认,已经有项目组的决策背书,那么相对来说,他承担的审批责任就会轻很多,审批起来就会相对快速很多。

标签:邮件职场

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