你的邮件没人回复?一定是你没做到这7点!

 中国邮箱网  0条评论  775次浏览  2020年10月28日 星期三 10:41

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中国邮箱网讯 10月28日消息 无论在职场还是高校,邮件都是一个非常重要的沟通交流工具,跟即时通讯的软件相比,它更为正式。

在公司,团队内部会使用邮件的方式同步工作进度、解决问题,或者向上级做汇报等。

在学校,我们经常需要以发邮件的形式提交作业、发送申请,或者跟老师进行沟通等。

所以能够正确并且规范的书写邮件,一定是我们必备的一项技能,而熟练这项技能的朋友也一定能够更加高效的完成工作。

到底如何写好一封工作或学术邮件呢?今天我们就在分享一个Outlook使用技巧的同时,一并教会你。

1. 邮件标题

一个合格的邮件标题需要能够准确、清楚的概括整封邮件的主题,做到简洁、易懂、便于查找。

例如,你需要汇报一份工作报告,那“工作报告”这样的标题领导能知道是什么吗?

改为:时间-项目-部门-姓名,这样的格式,就比只写“工作汇报”四个字清晰很多。

2. 正文称呼

正文开头一定要写对收件人进行称呼问好。一是体现你的礼仪,二是避免抄送后打扰到非必要回复的同事。

在正式邮件的撰写中,使用“您好”是一个更为合适、礼貌的称呼。

3. 邮件正文

正文一定要做到简明扼要、有条理性并能突出重点。

工作邮件切记不要长篇大论地讲故事。因为邮件字数过多,容易给对方造成阅读障碍,尽量用最少的文字,表达清楚相应的内容就好了。

同理,在学术邮件中,当我们需要向老师提出若干个问题的时候,最好能够清晰的划分出问题点。这样不仅老师回答的时候方便,你接收到的答案也会是较为清晰的。

4. 邮件结尾

邮件结尾需要表达对对方的尊重,并清楚的留下发件人的名字和具体的联系方式,这样一旦出现紧急问题,对方可以及时联系到你。

▲ 重点:知道这样漂亮的结尾,如何一键置入Outlook邮件吗?

在新建邮件页面的顶部的功能栏,点击签名-编辑签名,就可以在弹出的小窗口进行编辑了。

编辑完成后,点击保存。在签名中就可以选择自己刚刚编辑好的签名了。

5. 关于附件

工作中我们也经常需要发送文件,如何在发送多份附件的同时,让收件人一目了然?

附件以关键词命名。例如,XXX产品方案修改版,千万不要出现“新建word”这样的文件名。

同时,我们要尽量减少收件人打开邮件时的操作。如果你的word文档中内容太多,则建议你写一个摘要在正文。总之,将能够放在正文里面的内容都要贴出来。

6. 关于抄送

到底该选收件人还是抄送人,傻傻分不清?

一般来说,收件人是受理这封邮件所提出问题的人,他需要给出反馈。而抄送人是只需要知道这件事,非必须对邮件予以回复的人。

例如,有时我们需要发邮件给同事,让他打开一个后台的权限,但是需要抄送给领导,让他知晓这件事。

功能提示:抄送键入联系人,Outlook会联想帮你填写完整。

千万不要搞混!在一些人员层级划分很清楚的公司,发错邮件真的十分尴尬。

另外,发送邮箱的地址也要找对方确认好,因为内部邮箱命名的问题,很可能出现名字相似的员工,而他们的邮箱地址也非常相似。

7. 认真检查

以上几点做好后,一定不要忽略最后的检查。轻率地发出邮件后,才发现出了问题,只会功亏一篑。

写好的邮件至少检查两遍,比如收件人和抄送人有没有写全,标题、正文有没有错别字,附件有没有上传,上传的数量是否正确......

检查过后,有必要时可以给自己试发一封邮件,一些在编辑的时候不容易发现的问题,在接收的时候就能看的比较清楚了。

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标签:邮件回复

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