跟杂乱无章的邮箱说“再见”

 中国邮箱网  0条评论  2835次浏览  2021年01月15日 星期五 10:57

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中国邮箱网讯 1月15日消息 电子邮件(Email)是现代职场人士必备的办公工具,它的出现代替了原来的纸质信件,大大提高了沟通效率,提高了办公质量。然而,很多上班族在享受电子邮件带给自己便利的同时,忽略了对电子邮箱的管理和维护,导致电子邮箱慢慢变成了一个垃圾桶,里面塞满了各种各样的邮件、垃圾文件和广告信息。

当你每天打开这样一个杂乱无章的邮箱,就像打开乱七八糟的衣柜,你有怎样的心理感受呢?你会不会觉得心烦意乱,尤其当你找了很久也找不到一份重要邮件时,你会不会抓狂起来?如果真是这样,为何不花一点时间整理,与杂乱无章的邮箱说“再见”呢?

整理邮箱的专业方法多种多样,但问题是,邮箱的管理和维护不是技巧问题,它更多的是一种态度问题。有多少人不会删除邮件?有多少人不会设置反垃圾邮件?又有多少人不会归类文件呢?其实,这些都不是问题,问题是你有没有重视邮箱的管理。

我有一位客户,有一天,我给他发邮件,但屡次被对方退回。我意识到他的邮箱没有空间了,于是给他打了电话,提醒他该清理邮箱了。他嘴上答应得非常响亮,但第二天我给他发邮件时,邮件依然被退回。我明白了,对方根本没有清理邮箱。于是,我把准备好的合同发了另外一位客户,就这样,之前那位客户失去了一次合作的机会。

如果有一天,你的邮箱无法收到邮件,而你却不以为然,你担不担心一单生意与你擦肩而过呢?当好心的客户提醒你该清理邮件了,你会不会重视起来,立即着手去办呢?下面就来介绍几种最简单的邮件管理方法。

1、定期清理,让无用邮件走开

打开你的邮箱,看看有多少邮件是没有用的。那些莫名其妙的广告信息,那些你曾经登录过、哪怕只登录一次的购物网站发来的邮件,那些群邮件,几乎都可以列为“无用”文件。既然是无用的,为何让它们留在你的邮箱,无情地占据你的邮箱空间呢?

也许你真的很忙,但只要你少看一则新闻,少聊一次QQ,整理邮箱的时间就腾出来了,不要多,每天3分钟矣。快速地浏览邮件的标题,一封邮件有没有用你就心知肚明了,然后迅速地删除。这样一翻下来,你至少可以删除50%的邮件。

清理无用邮件不仅是邮箱管理最基本的手段,还是排解工作压力,舒缓紧张身心的好办法。当你看见一封封没用的邮件被扫地出门时,你的内心也会像邮箱一样豁然开朗起来。

2、给邮件归类,让邮箱不再混乱

当你把无用的邮件清理之后,就有必要对剩下的有价值的邮件进行一番整理归类了。整理归类的目的是便于今后翻阅和寻找相关邮件。下面以QQ邮箱为例,介绍一下基本的邮件归类方法:

第一步:登录邮箱首页,点击上方的“设置”按钮。

第二步:在邮箱设置中,点选“收信规则”。

第三步:进入收信规则后,找到“创建规则”,点开进入。

第四步:在创建收信规则里,点击“启用”,再点击“如果发件人”,并在后面的空白处填写你的邮件归类标准,比如,填上“@baidu.com”,就意味着将所有含有“baidu”后的邮件归为一类。同理类推,你可以结合与自己经常来往的发送人的邮箱地址,加上相应的后缀,那么他们的邮件就会被自动归类。

第五步:为每个新建文件夹命名,比如“百度邮件”。

当你完成这一步之后,以后别人发送过来的邮件就会自动归类到你创建的文件夹中。当你查阅时,就可以非常有针对性地点开相应的文件夹,从而避免盲目寻找耽误时间。

行动方案:马上打开你的电脑,进入你的邮箱,对邮箱来一次“大扫除”!

来源:旭述旭说

标签:电子邮件邮箱职场

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