HootSuite CEO:六招终结电邮泛滥困扰

 中国邮箱网  0条评论  2187次浏览  2014年08月11日 星期一 18:41

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作者:瑞恩•霍尔姆斯(Ryan Holmes),社交媒体管理工具Hootsuite的首席执行官。(本文最初发表在LinkedIn)


实际上,电子邮件正让我们变得更迟钝、效率更低下,甚至更沉默。现在普通员工每小时需要查看36次电子邮件,每周阅读、删除、发送以及拣选电邮就需要花掉整整13个小时。每次我们因电子邮件而分心时,平均需要16分钟才能重新将注意力回到当前的任务上。更令人纠结的是:有研究显示,那些经常查看电子邮件的人,IQ会下降10点,相当于一整晚未曾睡觉。

电子邮箱曾一度是我们每个人重要信息的储存库,但其现在却几乎大门四开,什么东西都能进来。现在电子邮箱中接收的多数信息都是垃圾邮件,只有少数是有时效性、可操作或值得打开的邮件。那些信奉“零电邮”哲学的人坚持认为,应对泛滥电子邮件的最好方式就是对它们进行系统性过滤,以某种形式给电子邮件分类,并每天清理电子邮箱。这真是最好的方法吗?实际上,我有更好的主意。

作为一家员工超过600人的全球性社交媒体公司的CEO,我每天会收到数百封电子邮件(有时候甚至高达数千封)。有些邮件很重要,但大多数都没有意义。摆脱电子邮件泛滥的关键是迅速评估哪些信息值得关注,然后尽可能高效地作出回复。尽管这意味着,很多时候我们要放弃所有邮件,更多依赖低科技工具(如电话)、高端通道(如社交媒体)等。

以下是我应付电子邮箱中电邮泛滥的六种方式:


1.使用SaneBox等工具尽量减少需要查看的电子邮件数量:SaneBox利用其独特的运算法则,将你所有即将收到的电子邮件进行分类排序。那些被认为非优先性的电子邮件会被自动归入@SaneLater文件夹中,允许你方便的时候再去看。其他重要邮件则会给出摘要,让使用者查看起来更方便。Sanebox主要与大型电邮服务运营商合作,比如Gmail、Outlook以及Yahoo等,不仅价格优惠,而且使用方便。他帮我节省了许多时间,同时也能确保重要电子邮件不被那些没有意义的信息淹没。


2.利用三句话哲学写电子邮件:多年来,我都保持在自己所有电子邮件上留下三句话“自定义签名”的习惯,即“很抱歉简短回复,我希望更详细解释,但因我每天收到的电子邮件数量太多,详细回复根本不可能。”我还在邮件内加入一个网站链接http://three.sentenc.es/,那里可以更详细地解释我的哲学。这种方法可有效地处理所有邮件,就像简短的SMS短信。我努力训练自己过滤掉无用的信息,只在邮件中保留最本质的内容。如果需要对某些邮件进行详细回复,我觉得亲自打电话可能更方便。

3.使用Rapportive应用迅速了解你正发送邮件的人:如果你想节省更多时间,Rapportive应用可以帮助你。这是Gmail的浏览器扩展,可以自动向你显示邮件收件人的LinkedIn照片、简介以及与其有关的众多链接。在你要发邮件时,只要键入收件人的电子邮件地址,其相关信息就会出现在右侧工具栏中。当你需要迅速回复大量邮件时,很多收件人你可能很少见过或不怎么认识,这款软件可以帮助你立即调出与他们有关的所有背景信息。

4.使用Canned Responses写你经常重复回复的邮件:你是否发现,自己似乎在一遍遍地写着相同的电子邮件回复?Gmail Lab新增的Canned Responses功能提出了完美解决方案。它可以让你汇编一个常发送信息“图书馆”,当你需要发送邮件时,只需要点击两下即可。Gmail会自动将相关信息塞入回复邮件的顶部,你需要做的就是点击发送。


5.使用静音功能对付恼人群邮件:令人感到惊讶的是,几乎很少有人知道Gmail有静音按钮。它可以让那些包含多人的冗长而恼人的邮件线索魔法般地消失。而下次有群邮件再次轰击你的电子邮箱时,只需要选择对话视图,然后点击“More actions”下拉菜单中的“静音”即可。任何新加入对话中的回复也会自动绕过你的邮箱,你可以选择存档以备随后阅读,也可以直接忽略。

6.在群对话中使用社交媒体:实际上,电子邮件永远无法做到真正的协同工作。试着通过电子邮件与一群人确定会议时间,这个特征会变得更为明显。消息大量涌入,导致用户疯狂滚动鼠标,以确保与对话同步。更好的选择是:使用Yammer类似的内部社交网络工具,它具有Facebook式的讨论特征。这种工具可以让多名员工同时发文、回复,并实时保持中央视图。它可以让你节省大量时间,这些讨论还可以被公开查询,以备将来使用。

现在越来越多的人都在呼吁封杀电子邮件,但至少现在其依然非常有用。关键是如何让它为你所用,而不是你被它所累。以上策略应该可以帮你节省阅读和回复电子邮件的时间。如果这些方法都失败,应该还有更多激进颁办法。从电子邮件中解脱出来吧?哪怕只有半小时,在生产力提高和头脑冷静的状态下,也可能创造奇迹。(风帆)

文章来源:腾讯科技编译

标签:YammerFacebookemailHootSuite

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