千人大企业如何做好电子邮件管理?

 中国邮箱网  0条评论  2976次浏览  2013年01月19日 星期六 14:18

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【中国邮箱网 电子邮件频道】1月19日报道,卡片君的朋友蓝帅提出了一个尖锐的问题:

对于一个千人以上的公司,邮件是工作的主线,是验证过的,唯一可行的方式。
老板要求我们员工每天工作时间保持邮件在线,并实时回复。而我平均每天要收到100~200封邮件。

每天查收和处理电子邮件只需3次,怎么可能管用!


这个问题非常好。卡片君的方法管用不管用,先不要妄作评论,来算一个算术题:

一天的正常工作时间从9点~18点,扣除午饭时间,是8个小时;
一个小时60分钟;
假定一天收到150封邮件;
那么,60×8÷150=3.2,也就是说:在千人大企业中,蓝帅每3.2分钟就要处理一封邮件!

蓝帅必须在8个小时的工作时间全身心投入到收件箱中,以高超技巧来回复邮件,解决问题。只要稍微走神,或者站起身喝一口茶,他已经错过了处理一封邮件的3分钟。

卡片君不得不说,蓝帅真是一个“邮件狂人”。

如果你也身处于以邮件驱动的千人大企业,那么请直接忽略卡片君之前分享的方法——不适合你。

3.2分钟处理一封邮件,说明你99%的工作围绕邮件,这是你的本分。你必须8个小时在线,尽量减少离开邮箱的时间。

也许有些朋友觉得这样的工作太变态了,简直就是“邮件炼狱”。赫赫,其实蓝帅说得没错,对于千人以上的公司,邮件是最主要的方式,也是行之有效的方式。

卡片君的朋友,知识管理达人@萧秋水 老师,简明地解释了邮件为什么会在千人大企业中成为工作主线:
有案可查。近来关于南周事件不是很明显吗?电话是没办法当作凭据的。公司大了以后难免扯皮,一件事你说你讲过,我说没有,这就不好办,邮件为证,避免抵赖。所以通常来说,同一事件,是不断转发、回复,原邮件附在其上,整个事件的脉络比较清晰。

高效。邮件可以群发,主送人、抄送人层次分明,而且这里有谨严的秩序,比如一封邮件抄送某人,既可能是告知,也有可能是请求督促,甚至可能是投诉的意思。如计划、总结、公文,都往往需要群发。

实时。是的,以邮件为主要沟通方式的公司,有些重要事件,往往要求实时回复,但这样执行起来,也会有麻烦,所以通常,在邮件之外,还有电话或短信做为辅助工具(大公司通常都有自己的短号和短信系统,发送相对方便)。

千人大企业如何做好电子邮件管理?(感谢@萧秋水 贡献了她多年的管理经验)

1.管理层

(1)公司的管理层需要推行标准的《邮件沟通规则》,来统一和规范员工邮件。

(2)《邮件沟通规则》中应该限定如下内容:

邮件的主题写法(类别、内容提要);如:“请示:销售部karen希望2013.01.21出差上海签单,3天。”
邮件的正文写法(目的、事实、语气、要求、时间);
邮件的处理人和见证人;
邮件的回复周期时限;
邮件群发的权限,群发人数限制、审核备案制度;
邮件发送的高峰时段,尽量错开;
邮件的标准签名设计;
邮件大小限制,大附件的替代方式;
邮件不适宜沟通的情况;
邮件转发和回复规则;
邮件存档的要求。

(3)权责
明确监督《邮件沟通规则》实施的不同责任部门;
明确违反规范的后果;
明确规则的推行期和正式实施期。

2.员工

(1)新员工培训,内容包含《邮件沟通规则》和邮件正文的写法;
(2)通过核对邮件“发送检查清单”来验证邮件是否达标;
(3)自我学习提高效率的邮件处理方法。

3.卡片君推荐的几条高效邮件整理术

(1)清空收件箱。
(2)神奇的3个文件夹:存档、后续处理、关注。
(3)邮件处理优先级:

重要且紧急的事情,最先处理——记住:BOSS无小事
两分钟能处理完的事情,其次
与我无关的事情指派他人,再次
备忘事宜,再次
复杂的事情,最后

(4)没必要收到邮件就立刻处理;

5分钟间隔的邮件自动收件提醒;
一次只做一件事;
一次搞定,不留尾巴。

(5)设立标签;

预定义适合自己工作流的关键标签,方便查找
为处理完成的存档中的重要邮件添加标签

(6)学会写高质量的邮件。

关注卡片君的后续......

一天200封的电子邮件将人绑死在工位上,无论如何在卡片君看来都是一件很悲哀的事情。但是有什么办法呢?

在企业中,老板说的话必须听!如果我们无法改变游戏规则,那么请在规则中提高自己的应变能力。

另外,如今邮件的用法早已超越了处理工作的范畴,更包含了一家企业的文化和政治。比如,鼎鼎大名的阿里巴巴,马云就利用公开邮件来鼓舞士气,公布重大决策——而这些邮件又很快很巧妙地被曝光在网络上;又比如,你们都懂的,每个企业都流传着各种“邮件门”、“邮件江湖”、“邮件政治”。
    
记住:每一封邮件的背后,都有一双注视你的眼睛。(酷邮差)

文章转自:时间卡片的博客

标签:电子邮件时间卡片

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