提高效率的秘诀 by Aaron Swartz

 中国邮箱网  0条评论  2926次浏览  2013年01月19日 星期六 22:56

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Aaron Swartz

Aaron Swartz

译者按:Aaron Swartz是个传奇般的人物,他是一个网络奇才,也是一个资讯自由斗士。此前我对他一无所知,但早就受益于他的智慧。大学阶段,我很大一部分知识都来自于Google Reader,而RSS是他14岁跟别人共同创作的作品。自 2010年6月13日以来,我一共在Google Reader里阅读了 63,862 个条目。天妒英才,美国扭曲的知识产权保护制度和司法体系更是将他逼上了绝路。在此,我把Aaron Swartz的这篇著名的《HOWTO: Be more productive》翻译成中文,向他致敬!

总是有人这样说:“把看电视的时间用于写小说,你早就完成一部大作了!”这确实让人很难反驳,因为把时间用在写书上无疑比看电视更好。然而,这个论调隐含这样一个假设:不同种类的时间是“可互换的”。你可以轻易用看电视的时间来写一部小说。但实际上,并非如此。

时间也是分三六九等的。如果在去地铁站的路上,我发现自己忘带笔记本了,那么就很难利用这段时间写几段小说。工作时,如果总是被打断的时候,你也很难集中精力有效利用时间。有时候,还有心理作用影响时间的质量:当我兴致不错时,就能积极、高效地工作;而身心俱疲时就只能去看电视了。

如果想提高效率,你就一定要遵循以下准则:首先,你必须充分利用每一类型的时间;其次,你得尽量让时间变成优质时间。

有效利用时间

选择值得的工作

寄蜉蝣于天地,渺沧海之一粟。(至少我是这样被教育的)因此为什么要把这短暂的生命浪费在愚蠢的事情上?人们很容易做一些简单的事情,然而你更应该扪心自问:我能否做些更有意义的事情?为什么不去做些更重要的事情呢?你也许很难直面这种诘问,(如果你遵循这个法则的话,就会经常问自己:为什么你不在做这世上最重要的事呢?)然而,每前进的一小步都会提升你的效率。

这并不是说你终生都忙于垂名青史,至少我肯定没有(毕竟,我还在写这篇文章呢)。但它绝对是我衡量生活的标准。

一心三用

另一个常见的误解是:专注于一件事情有利于我们高效完成任务。我认为这是无稽之谈。此时此刻,我正调整姿势、锻炼肌肉、喝着饮料、清理书桌、跟我的兄弟聊QQ,当然我还在写这篇文章。在过去的一天里,我曾为这篇小文做些准备工作、读了一本书、吃了点东西、回复了几封邮件、与朋友们聊天、备份硬盘,还整理了我的阅读清单。而在过去的一周里,我参与了好几个软件项目的开发,读了几本书,研究了几种编程语言,并提出了一些我的看法,等等。

一心三用能够让你在不同品质的时间里都能工作。此外,当你在一件事情上卡住,或者感到无聊时,你可以做些别的事情。(这也给你的头脑一些活动活动的时间)

在一段时间内做多件事情也能够让你更富有创造力。创造力就是能够把在别的领域学到的东西应用于当下的工作中。如果你同时做不同领域的多个项目,你就能借用很多奇思妙想了。

列张清单

同时做多件事情其实没有那么难——更多的人想同时做无穷多件。但如果你试图把它们一股脑记在心里,你脆弱的心灵会马上崩溃。这种同时记住所有要做事情的心理压力简直能把人逼疯。其实解决方法很简单:把他们都写下来。

一旦你有这样的事项清单,你就能按部就班地组织工作了。比如说,我的事项清单是编程、写作、思考、跑腿、阅读、聆听和观察。

其实很多大项目包含一系列工作事项。举个例子,写这篇文章就包括阅读有关拖延症的文章、思考各个章节、遣词造句、发邮件问人问题等。这些事项都是除了写作之外必须执行的实际工作。我们应该合理安排每个事项,这样当你有合适的时间时,就能够不假思索地完成工作。

整合清单与生活

一旦你有了这个事项清单,接下来的问题就变成记得看它,最好无论你要做什么之前都能注意到事项清单。例如,我把最近正在读的书放在桌子上一摞书的最上面。这样每当要读书时,我只需打开最上面的那本。

我也这样处理电影和电视节目。每听到值得一看的电影,我就把它拷贝到我电脑中一个特殊的文件夹里。,每当要看电影时,我就直接打开那个文件夹。

我也想过一些更深入的方法。例如,当我检查博客更新时,就有一个网页带着我“待读”文件夹里的文章弹出来。或者当我休息时,就弹出一个工作小贴士的网页。

提升时间质量

上面的建议已经能够让你充分利用各种时间,然而更重要的是你得让时间变得更优质。很多人把自己的时间浪费在上学或上班这种无聊的事情上。如果你在工作或者上学,显然你应该停止浪费生命。为了进一步提升时间质量,你需要做些别的什么呢?

减少生理限制

随身携带纸和笔

我认识很多有趣的人,他们都随时携带某种口袋笔记本。纸和笔在任何情况下都是可以立即使用的。你可以随时给别人写东西、做笔记、或者涂鸦想法等。我甚至在乘坐地铁时写过一篇完整的文章。

(我过去经常这么做,但现在我随身带着智能机。我不用它发送信息,但智能机能让我随时随地都有阅读材料(电子邮件),它也能把我随时记下的笔记推送到电子邮箱的收件箱,而收件箱里都是必须马上处理的事情。)

避免被打断

对于需要集中注意力的工作,你应该避免被打断。最简单的方法是去个没人打扰的地方。或者你可以跟身边的人约法三章:“当我房间的门是关上的时候不要来找我”或者“我带上耳机时,你就在Q上给我留言”(然后你就可以一直工作到闲下来才去看QQ留言)

你不会希望做得太过份。有时如果遭遇了劣质时间,你就应该去做些别的事情。比如说:去帮别人解决他们遇到的问题就比坐在电脑前刷微博强得多。这就是为什么要约法三章:当你真的无法集中注意力时,你是可以搭把手帮他们做些别的事情。

缓解心理束缚

吃饭,睡觉,锻炼

饿肚子或者疲惫或者焦躁时,你正遭遇劣质时间。解决方法很简单:饿了就吃饭,困了就睡觉,不高兴了就锻炼。我自己有时候也做得不好。我不喜欢找吃的,所以就经常饿着肚子工作,一直干到累得自己也没力气拿食物了。

工作中,人们容易这样对自己说:“我也觉得累了,但现在还不能休息。我还没干完呢!”实际上如果你先小憩一会儿,剩下的劣质时间就会变成优质时间,你的工作效率会更高。而且早晚你都得睡上一觉。

其实我不经常锻炼,似乎我也不是告诫大家要积极锻炼的最佳人选,但我正努力尝试增强锻炼。躺着看书时,我会做仰卧起坐;步行出门时,我往往跑着过去。

与开朗的人为伍

缓解心理束缚非常困难,然而跟开朗的人交朋友对此有益。我发现自己跟Paul Graham或Dan Connolly聊过之后,就更享受工作。他们简直就是在辐射正能量!人们通常认为把自己关在房间里不见外人,就能够开始工作了。但令人泄气的是,这种方式实际上极其低效。

分担工作

即便你的朋友不开朗,跟他一起解决难题也比一个人独自承担强。另一方面,帮你分担工作的朋友也能监督你干活,你不会分心做别的。

拖延症和精神力场

然而,所有的这一切都试图回避一个的问题。那些效率低下的人们的关键原因在于拖延症。每个人都在拖延,并不只有你,这是一个肮脏的小秘密。但这并不意味着你不应该对付拖延症。

拖延是什么?对于外界观察者而言,拖延就像你在做些有趣的事情(比如玩游戏或者刷微博),而非做你应该完成的工作。(这通常会让旁观者觉得你又懒又赖)但真正的问题在于:拖延症的本质究竟是什么?

我曾经花了好长时间来研究这个问题。对此,我最好的描述是你的大脑给任务事项施加了一种精神力场。玩过磁铁的人都知道:同极相斥。移动磁铁时,你能够感受到磁场线的边缘;而如果你把同极磁铁放在一起,磁场会把磁铁相互推离。

精神力场就跟磁场的工作原理一样。我们看不见,但能够感受到它。你越是努力像完成某件事,精神力场就把你往反向推得越远。

正如你不能通过蛮力把两块互斥的磁铁固定到一起一样:你一松手,他们就会分开,我从来没能纯粹的利用意志力来克服精神力场。恰恰相反,你应该足够机灵:只需转动磁极。

那么究竟是什么造成了精神力场?我认为主要有两个原因:一是工作本身难度较大,二是自己被人指派需要工作。

面对困难

分拆工作

工作困难的第一个原因是过于庞大。假设你希望编写一个食谱整理程序。没有人能坐下来马上开始编写代码。创造一个程序只是是目标,而非具体可执行的工作事项。工作应该是具体、特定的一步,能够带你走向目标。像“画一个虚拟窗口能够显示食谱”这种工作就是一个良好的开端。从这一步开始,你知道能做什么了。

当你迈出了第一步,第二步就变得更加清晰。你要构思食谱的构成,做什么样的搜索功能,如何构建食谱数据库等。马到成功,势如破竹。当你全心全力投入可执行的每一步时,难题就变得容易多了。

对于我的每一个大项目而言,我都会思考下一步应该做什么,然后把它们列入分类事项清单中(见上文)。而每当我暂停某个项目时,我都会在清单里写下一步的计划。

简化工作

工作困难的第二个原因是过于复杂。比如:写一本书就看起来很艰巨,所以我们要从一篇文章起步。如果一篇文章也嫌太多,那就先写一段文字。最重要的是你要开始着手做些事情。

一旦起步,你就能够更加准确地评判和理解工作中的困难。改进已有的工作可比从一张白纸做起简单多了。如果你顺利地写出了段落,或许它可以变成一篇文章,然后是一本书。一步接一步,一部宏伟的著作就这样诞生了。

思考难题

通常情况下,一点灵感是解决难题的关键。如果你不了解某个领域,显然你需要做些调研:看其他人是怎么做的,先找到一些感觉;然后试着进一步全面了解该领域。而后,处理一些小问题练练手,检验一下是否掌握要领。

被分配的任务

这是指那些你被要求完成的工作。无数心理学实验证明:当你试图激励别人做事情时,他们就倾向于不合作或者故意做得很差。胡萝卜加大棒这种外在激励似乎杀死了心理学家口中的“内在动机”——你对困难的天然兴趣。(这是社会心理学领域被重复研究、也是被研究得最透彻的领域:有超过70项研究证明奖励会破坏完成任务的兴趣)人们内心深处似乎抵制这种被要求完成的任务。

奇怪的是,这种现象并不仅局限于别人,甚至当你告诉自己要做什么的时候也会出现。如果你告诉自己:“我应该做XX,这是目前最重要的事情”,突然之间,XX就成为世上最艰难的事情。然而,一旦YY成为你当下最该做的事情时,原来的XX就变得可爱起来。

创建虚假任务

由此,我们可以提出一种解决方法:如果你想做XX,就告诉自己要做YY.不幸的是,这样有意骗自己有些困难,因为你知道自己的一举一动。所以,你要更加鸡贼才能骗到自己。

比如让外界分配任务给你。最著名的例子莫过于研究生必须完成的毕业论文,只有完成这个艰难的任务他们才能毕业。因此为了避免写毕业论文,研究生们乐于完成其他困难的任务。

这种虚假的任务必须看起来十分重要(你只有写毕业论文才能毕业!)又庞大(你要完成数百页文章),但实际上不完成也不会死。

不要给自己布置任务

我们很容易说:“好吧,我需要把眼下的一切都放一边,集中精力完成这篇文章。”更糟糕的是,你甚至想用一些奖励收买自己,比如“如果我完成了这篇文章,就吃颗糖果”。但是最糟糕的还是让别人强迫你做。

这三种情况都非常容易发生,我也都用过以上手段激励自己,但完全适得其反。因为你已经是在给自己分配任务了。然后,你的大脑会尽可能逃避这些工作。

把事情变得有趣

我们往往被告知:吃得苦中苦,方为人上人。但实际上解决难题差不多是我最享受的工作了。一个棘手的问题不仅能让你全神贯注地投入其中,更能让你收获解决难题之后美妙的成就感。

所以,驱动自己做事情的秘诀不是说服自己必须要做,而是告诉自己这很有趣。如果它真的很无聊,那你就把它变得有趣。

我第一次认真对待这个问题时,正在读大学。那时候我被要求写论文,其实写论文也不是一件特别难的事情,但它是被强加于我的。谁自愿写那么长地论文以讨论两本书的联系呢?为了让它变得有趣,我就从把论文变成我自己的小笑话开始。我决定用不同的风格写一段段文字,尽我所能地模仿各种各样的言论。(这样做还有上文讨论过的好处:总算迈出了第一步)

使事情变得更有趣的另外一个方法是解决模型问题。例如,与其构建一个Web应用,不如建立一个Web应用的框架模式,然后把该Web应用当作一个模型APP。这样不仅会让任务变得更有趣,工作的成果也往往会更有用。

结论

关于效率确实有很多误区:比如时间是可以替换的,专注做一件事情更高效,自我奖励能提高效率,艰难的工作都是苦逼的,拖延症是不正常的。这些误区的共同本质在于:扭曲你的天性。

对于绝大多数人的绝大多数工作,都是如此。你难道是真的喜欢写无聊的文章或记录毫无意义的备忘录吗?如果社会强迫你这样做,你倾听内心,咆哮出内心的呼喊。

如果你在努力做一些值得为之付出的事情,就更不应该关闭心灵的窗户了。恰恰相反,高效的真正秘密在于倾听身体的声音。饿了就吃,困了就睡,累了就休息,做有趣的事情。这看起来如此简单,没有任何花哨的言语,也不需要坚强的意志力,更不像那些人生导师的忠告。听从内心看起来就像常识,但社会的羁绊使得我们都误入歧途。如果你真的希望变得高效,很简单,是时候转身了。

问斩转自:夜深寂

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