电邮老树盘根,才会长命百岁!

 中国邮箱网  1条评论  1706次浏览  2014年11月09日 星期日 11:55

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中国邮箱网讯 11月9日消息,追溯当今网络时代历史最悠久的工具,电子邮件,称其居首,绝对无人非议!这个最古老的IT通信工具,由于它的古老、方便及普及,在IT应用上,从来都不缺乏话题,在企业里服务的企业邮箱,更是风生水起,虎虎生威,越大的企业越是少不了它。可是每当有新的应用工具出现时,就有人会借题发挥,“电子邮件已经老到可以进坟墓了!”例如个人即时通讯工具开始普及时,持此见解的人就不断涌现。


熟悉网络技术的人都知道网络分为七个层次,一般人接触了解的是最上面的应用层,本文也从这个概念出发,来谈谈电子邮件运用价值的七个层次:

1. 网络通信:

首先说网络通信要有固定的通路接口,及通信协定。电子邮件的专属接口是25port,通信协定是SMTP,这是古老且开放的通信协定,由于古老、开放、方便,几乎所有重要的信息服务工具,或是应用平台的连接都包含了它。

2. 邮件服务器:

再来说的是帮忙作邮件应用服务的邮件服务器,及其上面运行传送过的电子邮件,这已经是难以量级的巨大数据,据统计,目前,累计存在的邮件数量比网页的数量还要多三倍,这是邮件服务器及其应用软件立下的赫赫功绩。

3. 邮件内容:

每一封邮件包含的内容,形形色色,因为创作者的意念、心境,让此内容极为多彩多姿,更显示它存在的价值远胜于网页,几乎每个人都会用邮件来存储他的重要信息,而少有将网页存下来以保留其价值的。

4. 协同沟通分享平台:

因为在此平台创造内容简单容易,沟通分享也极为方便,所以它可以说是企业里人与人、部门对部门、公司对公司,沟通、协同及分享最重要也最普及的工具,因而在极长的一段时间里,上班第一件事就是先打开Outlook查看邮件,收件是否畅通等等,直到最近几年QQ等即时通信普及之后,它才变成上班时注意的第二件事。

5. 内容安全:

因为太多重要的内容资料存放在邮件上面了,所以,好的管理方法及保护它的安全也就成为一项重要的工作,加上网络病毒,木马,Hacker横行,所以内容安全也就成了创造电子邮件运用价值必要的一个层面或手段,是建置企业邮箱必需考虑周全的一个关键面向。

6. 风险管理:

由于电子邮件是现今企业商务中最频繁实用的商务IT工具之一,公司越大,越是国际化、集团化,越要依赖它,但也由于它的便捷性、普及性与易上手性,也会产生使用上的疏漏,造成企业运营风险。例如,邮件误送到不相干的人,或是竞争对手上,员工离职时,邮箱没停用,仍然任意流通,公司重要敏感资料的随意流通,没有加密等都会造成企业经营风险,如何控管,就是大学问了,也是企业经营上要如何保证业务连续性发展的重要议题。

7. 合规性:

关乎到大众利益的事情,越是需要被制约,例如,金融行业,及上市公司,在美国、日本都有萨班斯法案的制约,在国内有《企业内部控制基本规范》,这是高大上企业的游戏规则,面对定期的合规稽核时,在IT治理上的数据呈现,Email管理就是很重要的应用管理工具,在法律诉讼上,电子发现(电子举证),如何在法律的规范之下,提出对自己最有利的证据,也需要有一个好的电子邮件管理工具,例如能够在极短时间内,提出有不可否认性的内容证据,都可以协助诉讼过程,容易占得胜诉的先机。

以上种种的分层说明,就是在呈现电子邮件应用服务面的深度,不是一般人感受到的广而浅的面向,广博的面向让一般使用者可以很容易享受到它带来的便利与好处。企业深层应用产生的价值,一般是不太容易被突显的,所以一般人并不知道!

在一般消费者喜新厌旧,或是有更方便的工具在眼前时,“电子邮件是不是很快被抛弃了?”等话题,成为想当然的,可是在企业的应用面向,盘根错节,既广又深,要放弃不用更是谈何容易。相反,是因为方便与普及,企业才需要更好的服务工具,来将邮件归档做到五年,甚至十年以上的储存及调阅。



文章来源:DoNews

标签:电子邮件电子邮箱

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