4个技巧帮你搞定收件箱

 中国邮箱网  1条评论  3966次浏览  2015年01月20日 星期二 09:43

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中国邮箱网讯  1月20日消息,在商业贸易中,电子邮件是一种非常有用的沟通工具。电子邮件方便快捷,比电话更少侵入。她使企业家们能够在任何地方来处理他们的业务。

无论在办公室还是在旅途中,你都可以通过电子邮件与客户进行沟通,与员工进行讨论,或者举行重要会议。

但如果使用不当,会阻碍生产效率。根据2012年麦肯锡全球研究所公布的研究报告显示,员工平均每天花费1/4的时间用来阅读和回复电子邮件。该调查发现,电子邮件是员工第二耗时的行为,仅次于“角色的特定任务”。

商界领袖、CEO和经理经常收到不是成千就是上百的电子邮件。阅读并且回复每一封电子邮件就会消耗大量的时间与精力。

一个充满了历史邮件、未读邮件或者不重要信息的无序的收件箱,不仅会使你感到沮丧。它还会让你最大化你的时间,分散你的注意力。

这里有四个小策略,能够让你更好的管理你的电子邮件,从而简化你的收件箱。

1.抽出时间来阅读和回复邮件

不要让你的电子邮件程序打开一整天。邮件提醒和哔哔声会打断你的工作流程,让你不专心。

相反,在一天中安排具体的时间段检查你的电子邮件。您甚至可以尝试标记您的日历或者设置您的可用性为“忙”。

为了防止你受到来自家庭成员或者员工的打扰,如果有必要,你可以关掉你的手机以及办公室的门。

例如Tim Terriss在《The 4-Hour Work Week》一书中引用的巧妙的电子邮件回复:

由于工作量大,目前我在东部时间[或者您的时区]每天下午12点到下午4点查看和回复电子邮件。

如果你需要紧急援助(请确保它是紧急的),并且不能等到12或是下午4点,请通过电话555-555-5555联系我。

查看并回复电子邮件所需要的时间将取决于你检查邮件的频率以及你通常收到电子邮件的多少。一些企业家发现每小时抽出10分钟的时间用来检查电子邮件更为有效。另外一些人则更喜欢每天检查两次或三次电子邮件。

2.立即采取行动

果断的决策和即时的行动将有助于您保持收件箱在您的控制之下。这个理念就是能马上完成的事情一定不要推迟到明天。

当你检查你的消息,浏览收件箱中哪些是可以立即删除的邮件,如垃圾邮件或者广告邮件。然后查找那些不需要响应的邮件,进行删除或者归档。一旦你已经削减你收件箱中的邮件数量,你将能够更好的评估哪些是最关键的邮件。

不要将你的重要邮件一直放在收件箱中。只要你读过他或她的邮件消息,就要回复发件人。只要你不是在度假,48小时内必须回应。

如果你不能立即回应,告诉收件人你已经收到邮件并且不久后会再次和他联系。设定一个最后期限并且跟进。

3.采用标签、文件夹以及类别来组织收件箱

虽然大多数电子邮件可以被删除,但是你可能想保留关键业务方面的相关信息。与客户、同事以及员工至今啊的通信记录可以有助于澄清任何误解。大多数的电子邮件程序允许用户用特定的标签或类别标记信息。

为了使你的收件箱保持有序的状态,你可以将信息进行优先排序、分组、分类以及归档。你的归档系统越好,就越容易找到你需要的特定邮件。创建诸如以下广泛的父类主题:客户、项目和资金。

然后使用子目录对与特定客户或项目有关的电子邮件进行归档。在你把信息进行归档之前,要确保主题行容易被搜索到。如果(主题行)不能准确地描述电子邮件的内容,你应该在对邮件进行分类和归档之前编辑主题行。

4.取消订阅不需要的促销邮件

新闻和广告会把你的收件箱以及重要的信息淹没掉。所以清理你杂乱的电子邮件吧!

如果你不想接受来自某个特定发件人的信息或者你根本就没有时间阅读它们,那么就退订吧!为了使退订过程快速而顺利,你可以搜索收件箱中的“退订”。审查搜索结果并确定你将继续接收谁的电子邮件以及你宁愿没有收到谁的电子邮件。(译/海星)

【译自:entrepreneur.com

文章来源:中国邮箱网

标签:电子邮件收件箱

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