如何写一篇地道的英文E-Mail

 中国邮箱网  0条评论  7940次浏览  2015年02月18日 星期三 09:58

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中国邮箱网讯 2月18日消息,曾经很长一段时间,我非常痛恨写英文邮件,特别是那些工作场合的正式邮件。那时,我有一个拥有英文文学硕士学位的老板,他有语言洁癖症,对邮件中语气和语法的要求有近乎完美主义的变态。于是乎,他手下所有的人都患上了英文邮件恐惧症。


老板在邮件中用“appreciate”, 我们就不敢用“thank you”; 老板说邮件里不允许有任何错误,我就将邮件反反复复检查三十遍,才战战兢兢地发出去,眼睛盯着屏幕太用力都成了斗鸡眼,却因太紧张将“regarding”写成了“regarding to”。于是领教了老板前无古人后无来者的“咆哮体”。

工作中的强迫症蔓延到生活中,让家人和朋友无法忍受,当我下定决心辞职的时候,竟是身边的人最欢呼雀跃。

后来有段时间,我兼职给朋友改英文邮件,邮件令人发指的“中文英说”的程度,让自己的英文水平急剧下降。就像长期听跑调的人唱歌,保准你一开口也找不到原调在哪儿。

虽说我这篇文章的题目叫“写一篇地道的英文E-mail”,但“地道”与否,本身就是一个颇为主观的评价,我们只能努力做到不要犯一些太明显的或过于可笑的错误。一封邮件能准确表达意思,流畅沟通,不误事儿,也就可以了。否则,若像我Ex-boss一样,犯上邮件完美主义强迫症,也怪惹人嫌的。

后来,治好我“邮件恐惧症”的是我慈祥又宽容的美国导师。他从不对我写的邮件指手画脚,当我发现自己的错误而无地自容时,他却安慰我说“没事儿,我都能看懂的。”实在遇到错得太离谱儿看不懂时,他反而“请教”我,弄得像是他理解能力有限似的。治好了“恐惧症”,我开始甩开胳膊写东西,当敢于表达时,再来纠正错误、积累正确的语句和用法,才发现水平提高的很快。

根据我有限的经验,总结了几点秘籍,窃以为,若能做到这几点,一封邮件的基本分应该就有了。当然,江湖高人众多,小女子斗胆班门弄斧一番,您若有异见,欢迎轻轻拍砖……

Rule No.1:礼貌用语

国人说英语,常给人不礼貌的感觉。并非我们故意如此,而是无意为之。在美国,排队在咖啡馆点餐,若你对服务员说“I want a large latte!” 服务员定会在心里鄙视你一番。这句话翻译成中文并未有什么不妥,大意是“我想要一杯大杯拿铁”。可英文的感觉就没那么礼貌了,颇有点儿 “哎,给老子来杯拿铁”的味道。若你留意,一般英语为母语的人会这么点餐:“Can I have a large latte?”用can引导的疑问句马上把谈话的氛围渲染的彬彬有礼。

写邮件的时候也一样。我导师的著作被翻译成中文在国内出版,有一天收到一封来自中国的邮件。来信的人,本无恶意,针对导师书中关于中国的内容有些不同意见,想和导师探讨。但也许是英文水平有限,通篇充满了“I want let you know…” , “you must notice that…”, “you have to know…”(这些话的语气,都充满了一种“你小子啥也不懂,我告诉你啊…..”居高临下的语气)。 连我导师这样一个低调、慈祥的老头儿,都有一种想往他头上砸板砖的冲动,就更别探讨什么学术问题了。

所以,一封礼貌得体的邮件,不仅能让看的人舒服,还能提升你在对方眼中的形象,特别是在商务信函中,能提高沟通的效率,减少因误会引起不必要的麻烦。

如何让一句生硬的英文变成礼貌用语,我有几点诀窍:

1.若要向对方表达请求、质疑、观点时,尽量将陈述句改为疑问句。

例如,上面那个给我导师写邮件的同学,如果他将 “I want let you know…”(我要让你知道)这样欠揍的句型,稍稍修改为 “May I say that…”,或许故事的结局就大不一样了。

再比如,若你向对方提出请求,选择疑问句型,可以彰显出你的谦和和修养。例如你要去某地做个演讲,你希望会议组织者为你准备PPT、打印演讲提纲等东西,你可以在提出要求之后,写上一句“would you be able to arrange there items for me?”(请问您能帮我安排好这些物品吗?) 看了这样的邮件,保准对方在为你卖力时,心里是没有草泥马奔跑的。

当然,上述原则不适用于对方粗鲁无礼不可理喻,你早已在心里问候他祖宗千百遍的情况;或者你比阅件者level(等级)高n倍的情形。在这些情形下,你大可不必考虑语气、用词或语法,大喇喇地把你邮件甩出去吧。我想即使你写的是中文,对方也会屁颠颠去找个翻译的。

2.适当的恭维、感谢和祝福 这世上没有人不爱听好听话,这是放之四海而皆准的真理。

在邮件中适当放入一些这样的话,让对方心里暖洋洋并乐滋滋地为你卖力,何乐而不为?当然太多的恭维话又会显得自己太卑微,可能对方会轻瞧你。但这个“度”如何把握,却是我这篇文章帮不了你的地方,这只能根据实际的情况,自己斟酌了。这就像人生,读再多的“心灵鸡汤”,也替代不了你自己去这花花世界走上一遭。

一般恭维话、感激语和祝福放在邮件的最后一部分,在你提出要求或说完正事儿之后。有几句经典句型,使用频率颇高,不妨拿去背背:

A. We appreciate the service you provided to us, and we feel fortunate to have you as our clients and friend. (我们非常感激你为我们提供的服务,有您这样的客户和朋友是我们的运气。) 注:appreciate后面直接接名词或名词性短语,若要接if引导的从句,记住要在if前加it, 即“appreciate it if…”这是英文为母语的人都会常常犯的错误。

B. We sincerely appreciate you taking time out of your busy schedule to show us around during our stay in Chicago. I would like to thank you again for your warm hospitality and for making our stay in Chicago so memorable and special. Please also convey our thanks to your family for their kindness. (我们在芝加哥期间,非常感激您在百忙之中抽出时间陪我们参观。再次感谢您的热情款待,您让我们在芝加哥度过了如此令人难忘和特别的时光。同时请代我向您的家人表达我们的谢意)。

C. I wish you and your family happiness, health and prosperity in the coming year! (祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身体健康、事业兴旺!)

D. Thinking of you on this special day and wishing you a beautiful Christmas!(在这个特别的日子里,非常想念你。祝你度过一个快乐的圣诞节!)

3.长话短说 国人写英文,长得像火车,一甩一大段,写到最后主谓宾都分不清楚。

看邮件的人,不得不先做语法句型划分练习,随后才能将意思猜出个一二。

例如,我曾碰到过这样一封邮件,它写到:“With the accommodation, we offered a five star hotel for our guests, we also put a lot of effort and cooked many kinds of food every day, all the guests felt free to choose from them, the food and drinks were cooked in the principle of being healthy, clean, safe in order to give our guests enough energy to hold meeting……”

这封毫无语法和句型可言的邮件,若被起草者的初中英语老师看到,估计会羞愧地撞墙吧。

所以“地道”邮件Rule No.2就是避免写你拿不准的长句,而代之以简短句。先保证句子的正确性,再来斟酌句型的优美。另外,避免使用“in the principle of ”(本着什么原则)、“give enough energy to hold meeting”(给予足够的能量去开会)这样中式的思维。

上面那段话,若要保持原意,使用简短句,可稍作修改为“A five-star hotel was arranged for the meeting participants. We endeavored to provide a variety of food to them as well. All prepared food and beverages were healthy, clean and safe in order to satisfy all participants’ requirements…” (为与会者安排了五星级酒店的住宿。并且我们竭尽所能为与会者提供各种美食。所有准备的食物和饮料都是健康、干净、安全的,满足所有与会者的要求……)

4. 莫要造词。

造词的一个“罪魁祸首”就是电子词典。很多中文听起来很溜的词,其实英文里是不用的。例如,若你查“权力寻租”, 电子词典会显示“power rent-seeking”。这个词频繁地出现在国人写的论文、邮件、文章中,我曾经也对这个词的正确性深信不疑。直到有一天,我一个美国朋友问我这是啥意思,我才知道人家是根本不用的。

还有一个词“undertaking”(经营者),相信学法律的人对这个词很熟悉,甚至我们的法条翻译中也频频使用它。但我问了很多美国法学教授和学生,他们都不认为这是一个正确的用法。

如何避免造词?我的写作老师告诉我,若你对一个词(特别是翻译过来的词)的正确性拿不准的时候,不妨用描述性的话去解释它,就像字典里解释一个词一样。例如,“权力寻租”就可以写成“one (e.g. Government’s employee) uses her public power to gain her private interest”. 虽说罗嗦些,但至少可以避免歧义。

好了,先写到这儿吧。写好英文E-mail是一个漫长的积累和练习的过程,这篇文章也仅起到一个抛砖引玉的作用。




文章来源:搜狐

标签:邮箱写邮件

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