商务邮件:想说爱你不容易(一)

 邮箱网  0条评论  5734次浏览  2015年02月25日 星期三 21:08

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中国邮箱网讯 2月25日消息,商务邮件在工作中越来越多的被使用,但,很多新人总是为此而头疼。从发送到格式,以及言语表达方式,总需要比电话、或见面表达花费更多的时间去考量。下面,我们就聊聊让人怎么也爱不起来的商务邮件。

★★★明确发送邮件的目的

一、很多商务邮件仅是一种通知、公告,不需要收件人回复。但由于邮件内容在表述中没有说清楚,往往很多“新人”为了表示谦虚,每每必回。结果,发件人的邮箱惨了,点开来,满满的回复邮件,而几乎所有的回复里面只有两个字——“了解/收到”,让人哭笑不得。真的不知道该不该再致一封邮件教教他怎么用邮件。

例如:

案例1:今天下午四点,请各部门参加**活动的同事集体到一楼会议室集合。

案例2:由于本部门20名员工中,全为女性,如2015年3月8日“女性节”统一放假,则将影响正常工作,故特分为两组调休,安排如下表。


二、还有一部分商务邮件是请示性、提示性的邮件,需要根据对方的回复进行下一步的工作。但总是有一些时候,是左等右等等不到回复,让人不好意思催,又没办法不催...

例如:

案例1:关于某项商务谈判,请于会议前几日内,告知我方具体议事日程安排。

案例2:某重要文件已于何时寄出,贵司是否已收到,请回复确认。

★★★别在商务邮件里当“话匣子”

不论平时关系怎么样,在商务邮件里千万别拉关系,有意无意地当起“ 话匣子”。不光提到了上周打麻将,还就近把明天的晚饭地点约了。洋洋洒洒几百字,和工作有关的占不到一半儿。实在不合时宜。

例如:

案例1:该份策划案已收到,待财务部核对费用支出项目后,我将转交李总批复。明天因为约了小红去做头发,所以咱们改天去吃麻辣香锅吧~

案例2:昨天孩子病了,婆婆回老家了,老公也出差了,一个人带着孩子在医院楼上楼下的跑,都快累死了。今早又堵车,这个月的全勤是彻底泡汤了。对了,帮我问问上个月我们部门提交的**协议怎么样了呗?!还有什么需要改动的,告诉我哦~

首先,除非确实有重要信息需要通过邮件来传递或沟通,否则最好不要大事小事都通过发邮件来沟通,可以采取其他客户更接受的即时沟通方式来解决,除了高效,语言的魅力和情感性也不是邮件中的文字可以替代的。

其次,在写邮件时要学会反向思考,更多体察客户究竟需要什么样的信息,以及客户可能会关注到的问题。以这些问题要点和解决问题的答案,构成了邮件的主要框架。

再次,邮件内容应该简明扼要、层次清晰,让客户能在最短的时间内获取到最重要信息。

★★★商务邮件中,称谓问题很重要

商务邮件,不同于同事之间见面打哈哈,电话里的戏言,尤其对于称谓问题,更是不能开玩笑。办公室里,大家相互之间的错号,或封号一定少不了。但,如果将这些都带进商务邮件当中,可是害死了自己,害惨了他人。

例如:

案例1:李总(对方只是普通职员,大家平时戏称为“总”),小的明天晚来一会儿,已经请过假了。如**单位的人来,请帮忙接待一下。

案例2:师傅,八戒今天又被调去行政办公室当力工了,他还美滋滋地说为美女效劳,心甘情愿。苦了我们帮他打了一下午的文件,还好总算完成了。请见附件。(文/王慧)



文章来源:中国邮箱网

标签:邮件商务邮件

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