企业邮件归档解决之道

 中国邮箱网  0条评论  7821次浏览  2013年01月28日 星期一 08:44

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文/酷邮差

【中国邮箱网 电子邮件频道】1月28日报道:近年来,西方国家发生了一些重大的企业舞弊案件,使得政府和整个社会都对企业数据资料的保存提出了更为严苛的要求,从而使数据归档的地位上升到关系到企业存亡和社会安定的高度。这一切都表明了未来邮件归档系统将逐渐走上市场的主流。

在谈论邮件归档之时,我们首先要搞清楚几个关于电子邮件范畴的功能和概念。归档的概念包括邮件备份、邮件监控以及邮件归档。

我们先说说邮件监控

邮件监控,有邮件厂商也管这个功能叫业务邮件跟踪。邮件监控大致可以实现的一个功能即:企业管理者可以在企业邮箱管理后台或者邮件系统后台设置一个被监控的邮件地址和一个监控的邮件地址,那么无论被监控的邮箱是通过outlook或Foxamail客户端发送还是通过webmail页面发送监控邮箱里总会收到来自被监控邮箱里的所有接收和发送的电子邮件。

邮件监控中的监控功能考虑到可能会涉及到一些个人隐私上的问题,为了规避隐私问题一般企业邮箱产品要求在开通此功能时做到所属企业员工的告知,算是一个责权利的声明。

再说说邮件备份

所谓的备份,通俗意义上讲就是复制一份副本。这里的邮件备份是指邮件数据副本的备份。原因很简单,万一原始邮件数据丢失或者损坏且无法修复,副本就可用于恢复原始数据。邮件备份一般为企业邮箱的运维人员需要考虑的范畴,其作用在于保护正在使用的邮件数据。这也就是为什么很多邮件厂商会提供邮件删除恢复的一个最简单的原理了。

邮件备份的另一个作用是容灾备份,或者叫灾备。随着企业信息化及办公自动化的不断发展,邮件已经成为人们日常工作中不可或缺的一部分,也是企业中员工交流沟通及处理日常业务的重要手段。公司大量重要的业务信息产生并保存在邮件服务器中,电子邮件已经成为企业的无比重要的信息资产。

为了保护这些信息资产,同时为了应对随时可能出现的危机和灾难恢复,需要对邮件进行备份,这也是邮件存储的最初要求。

言归正传,说说邮件归档

在谈到邮件归档之时,我们先说说邮件归档的目的是什么?开篇讲了一些,一个是应对企业员工的舞弊行为,再者就是企业数据在信息化时代的重要性。邮件归档系统最终的目的应该是可以满足企业在邮件归档方面的应用,主要的邮件归档应用需求主要包括邮件内容审计、邮箱存储优化、邮箱备份冗余以及用户自动归档。

邮箱归档解决了电子邮件在完成发送后的存储、检索、保密性及法律效力的问题而被提出的,根据企业用户需求,对全域用户收发邮件进行在线文档、长期保留并允许实时搜索与访问,实现历史邮件可追索与查询。

邮件归档也指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问,主要是针对海量数据的应用,是对数据进行有效的迁移和管理,当数据停止改变或不被频繁使用时,通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上,使之存于日常的备份窗口外,当需要时,可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行,实现了高度集成化,中心化,并可实现实时监测等功能。

不可不了解的美国塞班斯法案

2002年,美国国会通过了针对上市公司财务和公司治理的 《塞班斯法案》(Sarbanes-Oxley Act,简称SOX法案或塞班斯法案)。

法案要求:上市公司保留所有业务记录,包括电子记录和邮件在内,不少于5年。另外上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间,即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯业至少要保留7年。

就在2008年6月28日,国家财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了《企业内部控制基本规范》。

规范要求:企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享,充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制,保证信息系统安全稳定运行。

邮件归档的解决方案有哪些?

从目前的企业信息化需求看,可以分为三种:集成邮件服务器,独立架构,SaaS解决方案。

集成邮件系统,邮件服务器解决方案最大的优点在于邮件系统集成的架构最大的特点就是与邮件服务器能够紧密结合,实现了整个归档过程中的权限管理、归档策略管理、归档目标管理等工作,并提供包括目录服务、索引服务归档服务和存储服务等核心服务。比如Exchange或者是Notes的解决方案。

独立架构的解决方案的优势在于,可以兼容大部分的邮件系统,扩展性、稳定性、安全性都相当不错,适合大中型企业,是三种价格中性价比最高的。

在讲到SAAS邮件归档解决方案前,我们先讲讲邮件归档的三种数据存储方式:

邮件归档系统在收到归档的邮件后,处理引擎会将邮件进行记录,保存方式有两种,一种是将邮件正文和附件,以eml格式进行整体保存,邮件的检索信息保存在数据库中;另一种是将邮件正文和附件分别保存,信件正文保存在数据库上,附件以特定的形式保存在文件服务器上,两者之间的关联保存在数据库上。邮件可以按照邮件生命周期进行保存设置,可以进行“OnLine存储”、“NearLine存储”和“OffLine存储”。

OnLine存储:本地保存;现在的硬盘都足够大,可保存在本地;

NearLine存储:远程保存;对远程空间可进行挂载/卸载设置;

OffLine存储:可以将3-5年以上的邮件保存到磁带上或刻录到光盘中。

SAAS邮件归档的利弊分析

SAAS邮件归档方案大致可以归类到数据存储是在第三方邮件厂商的服务器上的,邮件数据的读取需要第三方邮件厂商的邮件系统或归档系统来读取和查阅。

SAAS邮件归档的好处在于对于企业用户来讲SAAS邮件归档无需部署系统,无需维护硬件,企业可以购买一定数量的账户,由第三方来提供服务,就可以实现邮件归档。

问题就出现在第三方上,企业的邮件数据前边讲到了是企业的核心业务往来数据,在企业数据归档中电子邮件的邮件归档无疑又是重中之重。将企业邮件的邮件归档信息存储在第三方的服务器上的确存在一定的风险。

SAAS服务是一种托管性质的服务形式,当你的SAAS服务终止于某一个邮件服务商的时候,邮件归档的所有数据依然保留在第三方的邮件服务器上,数据量可以想象一下有多大,几个T,或者上百个T总有吧。异地存储之后哪怕是硬盘与硬盘对拷也是需要一定的时间,况且还有一个数据从SAAS服务商的服务器机房送达到企业内部也存在着潜在的数据安全风险。

SAAS服务的企业邮箱产品,应该如何解决邮件归档难题

对于企业邮箱的SAAS解决之道,本文只做探讨,如有专家有不同意见可以随时交流或发邮件给中国邮箱网,编者以为企业邮箱的属性依然是邮箱,邮件归档作为一个第三方的数据存储形式应该建立一个独立的归档产品体系,而邮件归档的独立产品体系应该是一个软件而不是一个SAAS服务。标准化的SAAS服务产品很难满足企业对于邮件归档本身的核心需求。

对于企业邮箱用户而言,虽然邮件监控与邮件归档不在一个讨论的范畴内,但是用邮件监控功能确实可以解决企业的部分邮件归档需求,比如在企业内部设置一个监控邮箱的邮件客户端,来收取企业域内的所有企业用户往来电子邮件,然后根据所属用户通过邮件过滤功能实现邮件的二次分类和处理检索。

但是不可回避的是比较历史邮件信息的方便调阅还是存在一定的差距,原始的邮件信息应该包括邮件的信头记录了发送的时间和路径以及能够确保邮件在调取之前不被篡改。

当然SAAS企业邮箱加上一个第三方的专业邮件归档系统或许可以解决类似问题,邮件归档更多的还是适用于自建邮件系统用户,而非企业邮箱用户。

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