写邮件四大块:开场、事实情况、行动、结尾

 中国邮箱网  0条评论  4121次浏览  2013年02月02日 星期六 08:12

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【中国邮箱网 电子邮件频道】2月2日,我们花费了很多时间,介绍完了一封邮件的所有准备工作。好了,现在一切就绪,只剩下最重要的正文了。

正文才是一封电子邮件最重要的部分。


很多邮件内容非常简单,甚至一句话就可以说完,这类的邮件往往不需要特别的准备就可以搞定。

很可惜,很多问题都没有那么简单——事情一旦涉及到了语言文字表达能力,就会变得非常复杂。

你花了很多时间去思考该说什么,好让你的信件显得头头是道。对方却说不知所云、不明就里。

你试图思考缜密、语言正式、表达全面,可是总是把邮件越写越长,让收件人非常郁闷。

为了搞清楚事情的来龙去脉,你和收件人需要互相回答太多问题,邮件往来总是没完没了。

邮件越收越多,为了加快速度,你的信件非常简洁,收件人却说你总给人冷漠、无情的感觉。

对方回复的邮件常常遗漏了重要问题,你不得不再写信去问清楚,这种事发生在大部分收件人身上,你开始怀疑人生。

卡片君觉得,以上问题在于:邮件看不出重点,结构差,不知道要收件人干什么?

说到底,做任何事情都是有章可循的,写文章也是如此,需要有条理、有系统的一套简单方法。

很简单,写邮件四大块:开场、事实情况、行动、结尾。

1.开场

不管是写邮件还是小时候写作文,开场总是最让人头疼的地方,很多人都不知道从何而起,结果是往往他们的文章或者邮件显得干巴巴得非常僵硬做作。

卡片君倒是觉得开场很简单:用友善的语句单刀直入就好。

如果有起因,就一句话陈诉缘起。如果没有起因,就礼貌地切入重点,提出自己的目的:

请对方回答什么问题?
要求对方提供什么资源?
告知对方什么消息?
能还是不能满足对方的需求?

这样切入重点后,下文中详加说明就显得顺理成章多了。

注意:亲和力永远是被提倡的。

我收到了你的来信 → 感谢你的来信
我们谈到过 → 上次与你的交谈收获很大
关于昨天你参加的会议 → 谢谢你昨天抽出时间参加了我们的会议
接到了你的订单投诉 → 非常抱歉,收到您的订单投诉,我向您道歉。
我们的××首发式将在2013年3月1日开幕 → 我们诚挚地邀请您参加2013年3月1日的首发式。

2.事实情况

这部分是邮件的核心内容。是写得长一点好,还是简明一点好?并没有答案——你说清楚就行。

在撰写邮件前,请先问自己几个问题,然后以自问自答的方式写出:

我为什么要写这封邮件?——之前因为发生了......所以......
什么是你已经知道的?——如你所知......
什么事你应该知道的?——我们这边的情况是......
那些细节我一定要写进去?——特别要跟你提一下......
我想达到什么目的?——我希望你能够......
我是否遗漏了什么?——最后补充几点......
这封信是否清楚、准确、有礼、完整?——(检查一遍)

完成上面的这些,基本上已经能把一件事描述清楚。如果你再进一步,会做得更好:

描述事实请按照 时间/观点/项目  多分段,尽量使用项目符号。

3.行动

行动是指,你希望收件人阅读完这封信后,采取怎样的反应。

很多人都抱怨收件人没有反馈,或者收件人的回复没有满足自己所有的请求,而不得不再次提出问题——实际上是因为你没有在邮件中明确地指示他该如何行动。

→ 请填写完附件中的本月计划表后,在周五下班前发给我
→ 是否能出席本周一的例会,希望你能够即时给我一个反馈。
→ 我的同事王斌将电话与你联系,帮助你解决产品的维修问题。
→ 请在收到邮件后,第一时间给我电话,我的电话是××××××。

类似的行动放在邮件的末尾,无疑对收件人来说非常地体贴,也是一种极好的约束。

4.结尾

结尾不是必须的,很多时候“行动”放在了结尾也不错。

一般情况下,我们礼貌一些总是好的。对待客户,殷勤一些谦虚一些,更应该成为规范。

→ 谢谢你的支持。
→ 如果你有任何问题,请直接与我联系。
→ 期待收到你的回复。
→ 如果你需要任何帮助,请让我知道。
→ 有事随时联系。祝你一切顺利。

嗯,知道这几条以后,写邮件确实挺简单的。(*^__^*) ……

文章转自:时间卡片

标签:写邮件

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