传递正能量:你该如何回复邮件?

 中国邮箱网  0条评论  10920次浏览  2013年02月03日 星期日 14:49

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【中国邮箱网 电子邮件频道】2月3日,今天的微博特别安静,职场人大概都奔波在春运回家的路上,卡片君也去了一趟北京西站取票。疾步穿梭的行人,大包小包的行囊,疲劳却难掩欣喜的神色,一年的辛苦凝聚在归家的这一刻,无法不令人为之动容。

祝大家一路平安。

写到该如何回复邮件,想聊一下正能量。

正能量这个词很红,英国心理学家理查德·怀斯曼的专著《正能量》中说,将人体比作一个能量场,通过激发内在潜能,可以使人表现出一个新的自我,从而更加自信、更加充满活力。

老实说看不明白。卡片君的嘀咕:正能量看不见摸不着,它真的存在吗?

在“邮件整理术”的连载过程中,我慢慢体会到正能量:实际上,正能量是一种超越了自我约束的影响力,一种从小处着手让世界往更好方向发展的积极行动。

在职场中,回复邮件就能传递正能量。

1.自己要先把事情做对

在抱怨别人邮件烂之前先做好自己。回复邮件时,且先不论内容,卡片君发现有几个小细节需要注意。

(1)回复邮件时不要重新写一封新邮件。

 “回复邮件”方便自己方便他人,这一点我想大部分人都会下意识的做到,不是太困难。
回复的邮件主题会标示 RE:/ 回复:,这样能方便原发件人第一时间判断邮件的内容。
回复邮件,原始邮件会附带在后面。你在撰写回复的时候,能够随时下拉回顾要回答的问题。
工作中的往来邮件就像一段记录在案的多人对话,常常涉及到很多人。单单只看一方之词是很难把握事情的全貌的。只有从最初开始,将原文、不断转发、回复的内容不断附于其上,整个事件的脉络才会一清二楚。说过的话,做过的事,白纸黑字,无法抵赖。

(2)收到群邮件,要“全部回复”。

明明发送的是群邮件或者有“抄送人”的邮件,常常会有一些家伙在回复的时候,只是单单回给了我。

遇到这样的情况真让人非常火大,因为我还要把他的这封回复邮件,添加漏掉的“收件人”和“抄送人”,重新转发一遍,确保所有人在同一时间对事情的进展保持同样的信息。

(3)“全部回复”的时候要注意调整收件人的位置。

“全部回复”只需要单击一个按钮,这样就够了吗?

我们曾今说过,每一封邮件的收件人都是事情的主要责任人和执行者。回复邮件也是一样,“全部回复”的时候,要根据你撰写的邮件内容,酌情调整“收件人”、“抄送人”、“密送人”的位置。

2.回复时要对发件人着想

一封邮件本来提出了4个问题,但你的回复中却只回答了3个——没有比这个更糟糕的事情了。为了避免不必要的邮件往来,应该一次就把所有能够回答的问题都回答清楚,不留尾巴。

(1)回复应该与问题一一对应

如下是一封邮件和对应的两种可选回复方式。


回复邮件最好是一行回复一个问题,顺序与问题保持一致。


将原邮件中的所有问题简单引入到回复中,并用颜色衬底的文字回答,也是一个非常好的选择。


以上两种都能偶覆盖到所有要点,让原邮件的发件人感受你的专业。

(2)需要后续处理时间,请先给予回复

收到无法很快付诸实施的邮件,比如你需要先思考、整理资料、需要其他人的答复等,不要等到事情快要完成时才回复发件人。

我们至少应该先及时响应,先回答一些可以回答的问题,通知对方自己已经收到邮件,会尽快处理好。

上面的邮件,给予反馈的时间至少需要一天以上,如果不及时给予正面回复,很有可能会导致发件人因为无法准确判断事情的进度,而对最坏的情况没有充分的准备。此时,你应该及时回复如下的内容:


3.回复邮件也能传递正能量

邮件是一个双向沟通的方式,在乎你来我往。即使你拥有过人的文字功底,也无法保证其他人会给你寄来怎样的邮件。不过,如果你收到的邮件很糟糕,倒可以发挥你的语言优势引导对方,让他在以后也写出高质量的邮件来。

(1)回复时,你可以将不明确不靠谱的邮件主题重新编辑,之后的邮件往来将会从此焕然一线。
(2)如果你收到大段大段逻辑混乱的长邮件,不妨把不分段的消息简单归纳清楚,分段描述;不妨把对方提出的问题也分行重新描述,并分行作答。
(3)如果你在回复的时候,为其他人重新整理了邮件,重新组织了提问,一定别忘了要向收件人提问:“请问我能这样理解吗?还有哪些是我理解错了,或者遗漏的?”“那么我该怎么帮到你?”
(4)你的劳动一定要有产出,要向对方提出自己的立场:“如有可能,请以后按照如上的形式发给我邮件,谢谢!”

比如,收到如下邮件时,虽然很无语,很好气,却也很好笑......


实际上,我最近就接到了这样的邮件。回复中,我修改了主题,并这样写:


4.回复邮件的时间替自己考虑才是对别人负责

实时回复邮件真的是一种美德吗?

卡片君并不这么认为。尤其是同事和客户,太强调实时回复会不断提高他们对你的预期。一旦建立这种印象,今后的你们之前的交流将不断为你扣分——因为事实上,你不可能守住这个承诺的。

卡片君之前说过,《每天查收和处理电子邮件只需三次》,所以我们回复邮件无需将“实时”两个字挂在脑子里面。遵照自己制定的邮件收发频率做事就好了,只要坚持下去,就能让身边的同事和客户建立一个印象:他的工作处理频率是怎样,我一定能在某个时间段得到回复。

如此一来,大家都会彼此心里有数,合作愉快。

理论上管一封邮件收到后,4个小时内回复时不会有问题的。如果发件人真的希望得到你的实时回复,他一定会打电话给你。(每天收信量100封以上的人不在此列讨论)

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卡片君最近有想:人们共同生活及其行为的准则与规范在哪里?道德往往代表着社会的正面价值取向,起判断行为正当与否的作用。但是道德由谁来定义呢?我们有没有权利拿着道德的大棒去谴责去干涉别人呢?

国内大多数事情都有这样影子:我们只介意别人乱丢的垃圾,从不去考虑自己下一秒吐的那口痰。
网易网友有一神评论:「恨贪官,又拼命考公务员;骂垄断,又削减脑袋往高薪单位钻;讥讽不正之风,自己办事却忙找关系。总之,愤怒,不是因为觉得不公平,而是觉得自己处在不公平中的不利位置,不是想消灭不公平,而是想让自己处在不公平的有利位置。」

我想:所谓正能量,是从自律做起,并不断从小处用正面言行来引导身边的人往更好方向发展,世界因此会变得更好。会吗?至少我们希望它会。

文章转自:时间卡片

标签:写邮件回复邮件

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