贸易展会对商人来说，就像马戏团对娱乐业一样。马戏团总能把你唬得晕头转向，每个表演又总是看起来完美无缺，但舞台后台通常是无法想象的兵荒马乱。这跟贸易展会是一样的道理。你可能没办法自己举办一个展会，但即使只是参加的一员，你也会发现自己就像指挥一群动物的马戏团主人一样。最棒的员工、最理想的商机和充足的预算都无法确保一切顺利。

就像马戏团一样，彩排时出了多少次错并不重要，只要结局完美一切好说。以下就教你如何从头贯彻始终。 

1. 谁负责所有的事？

你的公司可能太小，员工也不够----或是刚好相反----太忙而派不出有用的团队成员去展会。不管你的情况为何，公司把全部作业都外包给对展会有专门经验的约聘人员并不少见。当你需要决定贸易展会的素材和策略时，聘请专业人士，或至少咨询专家意见，并不是什么坏事。他们对最佳实行做法和制胜策略都有较好的想法。资源较有限的公司需要给他们最强的营销人员必要的工具、资源和时间，让他们进行调查、规划发展，并实行策略。

2. 摊位门面

聘请外界人士来在展会为公司展现形象也不一定是坏事；说不定你的团队中没有人有杰出的谈话和网络技巧。直接把工作交给别人看起来很诱人，但缺点就是没有人比你更了解你的公司。所以与其只是交出工作，不如把你最厉害的员工也放到现场，让他们和专业人士一起合作，成为展场中的支援军。在此同时，你也需要训练你的员工熟悉那些本来不精通或不知道的技巧。

3. 线索的重要

所有贸易展会的目标都是发展强力线索。如果你的公司在展会结束后没有建立任何新的企业关系，或得到几个强力线索，那这次的经验就算是失败了。假设你已经做了一切能吸引线索的事，企业还是可以透过 iPad、iPod 和笔记本电脑取得大量线索。其他和 CRM 整合的线索管理工具也是在贸易展会常被疏忽的好用系统。

4. 达到终极目标

因为一场贸易展会中有太多五花八门的事情要处理，所以在最后一刻有些阙漏也是在所难免。在有些情况下，很多事情在最后一刻被疏忽掉，纯粹是因为（新手）营销人员低估了需要的准备时间。在每场展会之前，都要规划出长达四个月、清楚列出每周小目标的行动计划，以避免必然的灾难。在两周前一切就应该准备妥当，这会给你两周的时间发现疏忽或错估之处，并及时修正。

5. 处理突发状况

你可以计划再计划，只求万无一失。你的展位装饰精致、营销素材无可挑剔，负责人员也整装待发。但你对无法控制或不受欢迎的与会者毫无办法─但他们又总是阴魂不散。在最糟的情况下，会有完全无法跟他好好说话或莫名其妙就开始发疯的人来到你的展位。虽然这种情况很少，但并不是没有先例。这不但会为你带来不必要的注意，还会对企业形象造成伤害。学着在情况失控前就先找出这种人或认出不妙的气氛。员工们即使是在处理别的顾客，也应该互相提醒，这样在状况发生时他们才能仰赖其他人呼叫保全或活动管理人，让他们解决接下来的麻烦。最糟的可能状况是被坚持闹场的人搞得人尽皆知。