为什么说懂“清空收件箱”,才算会用电子邮箱?

 中国邮箱网  0条评论  5463次浏览  2013年02月11日 星期一 07:33

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今天,不谈方法,和大家探讨一个理念。按照惯例先问一个问题:

你们觉得工作环境是否对人的效率有影响?

下面是大家很熟悉的一组办公环境对比:

几乎看不见桌面的工作台;
物品极少,整齐清爽的苹果电脑桌。

 哪一个更适合集中注意力,全身心专注于思考和解决问题呢?

不会有选左边的吧?(⊙o⊙)…

好吧,听说@罗永浩可爱多 的桌面比左边好不了哪里去。

狂放不羁的人并不代表他的头脑不清醒,也不代表他没有自己的办法来集中注意力。

卡片君不敢说自己是一个意志坚定的人,但我相信混乱的环境肯定会分散我的注意力,用各种乌龙来制造障碍妨碍我。卡片君更“希望能够在没有杂物,整洁舒适的环境中有效率地工作”。
    
话虽如此,许多人还是很难保持整洁,不管是办公桌面、电脑桌面,还是电子邮箱,抑或是自己的大脑。拿办公桌面来说,恐怕也是因为大家都把工作摆在第一位,而将整理桌面排在优先级后面的缘故。

然而,这个顺序刚好反了,只有保持工作环境的清爽,才能分清什么是已经完成的,什么是需要备忘/延后处理的——才能够排除干扰,专心于当下最重要的事。

1.什么是收件箱?

收件箱是你收到、尚未决定该如何处理的电子邮件的临时存放处。

电子邮箱的收件箱,从功能上来说,与国外家庭住宅门口的红色Mailbox并无二异。(卡片君眼馋这东东,估计在本朝是没有希望用得上了)

门前的Mailbox每天从邮差那里收到真实的信件,主人每天会定时过去取,拿回家,一封封拆开、阅读、分类,然后决定如何处理——是保存下来呢?还是需要写一封信回复呢?或者直接扔进碎纸机?

这是一个科学的系统,也是电子邮件的发明者所模仿的用户行为系统。很遗憾,我们显然不是这样来对待电子邮件的:

    
看着图中的收件箱3596封邮件,卡片君想:你会不会在一个真实的Mailbox中堆积所有收到的信件呢?

2.在收件箱中“腐烂”

估计有90%的人都乐于把邮件堆积在收件箱中,数量可观,触目惊心。而他们并不觉得有什么不妥,毕竟生活没有受到太多干扰,甚至会感觉这样的安排顺乎天理无懈可击:

一旦所有的邮件都在收件箱中按照时间排序,邮件自然而然就变成了个人日记本。这样就可以时不时地回顾最近的邮件列表,以便知道最近都干了什么,跟谁在谈什么事情,领导又有什么指示还没有领悟透彻......
    
卡片君觉得:一个由“已读邮件”和“未读邮件”堆满的收件箱,并不能给你更多的工作便利,反而让你忽略了太多关键点。在收件箱中,你无法分辨:

哪些邮件我回应了?
哪些邮件是重要且紧急的?
哪些邮件应该优先处理?
哪些邮件暂时我还无法执行,需要备忘?
哪些邮件包含了重要信息,需要存档?
哪些邮件同属于一个项目,需要归纳到一个文件夹?

如果以上的内容都混杂在收件箱中,等到你下定决心处理邮件时,必然会浪费太多时间去反复回顾、分辨。一旦未处理的邮件日复一日越垒越高,你的电子邮箱也就失控了,如同混乱的桌面一般,只留给你混乱的头脑、混乱的时间管理。你怎么办——拖延?

3.清空收件箱

卡片君建议,每天在查收邮件的同时,务必清空收件箱,让收件箱空无一物。

所谓清空收件箱,实际上是通过阅读新收到的邮件,对每一封邮件做出判断,果断地将其转移到它的合适居所——是待处理?是备忘?还是归档?

当你的收件箱空了,代表了你已经确认了所有的邮件;当你赋予了它们的新居所,代表了你已经对它们应该按照怎样的优先级处理了然于胸。

养成这个习惯后,每次检查邮件时,你心里总会有一种被“未处理邮件”盯着的感觉,迫使你不得不早下决心付诸行动。与此同时,你的大脑也被释放出来,能够集中精力做更重要的工作。

今天,我们探讨理念。

这个理念是:藉由保持空间的清爽来提升工作效率,迫使自己不断付诸行动,规避风险。

卡片君认为:对于个人来说,工具无法拯救我们,习惯才能;通过意志改变习惯是很难的,但通过改变环境,建立规则来改变习惯,则会轻松不少。

你说呢?

文章来源:时间卡片

标签:收件箱

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