邮件礼仪:看到这样的邮件你不想打人吗?

 中国邮箱网  0条评论  1356次浏览  2016年12月01日 星期四 22:02

分享到: 更多
中国邮箱网讯 12月1日消息,几天前我收到一封邮件,内容大致如下:
 
“xx老师您好,我是xxx,是新来的xx部门实习生,很高兴认识您。我入职不久有些关于xxx的问题不是很清楚需要向您请教【此处省略400字】”

看在对方态度比较诚恳,我耐着性子继续往下看:
 
“我现在负责xxx,需要一个xxx权限,我听说你有这个权限,不知道能否帮我开通一下?” 
 
我听说??这种事情还有江湖传言呐?!!那江湖也是够无聊的……

“我知道开通该权限需要提供xxx等信息,我尽量下周一提供给你,但是不能保证,因为xxx还没有走完我的入职流程。谢谢!”
 
乍一看,邮件本身没有什么不妥,用语非常客气,甚至有点过分客气。

但是不知为何,看到这封邮件你就是感觉不爽。


尤其在忙得七荤八素之时,看到这种邮件就是一脸WTF,之后就抛在脑后不到对方见面提醒绝对想不起来。

写邮件不是搞文学创作,其实只要遵循一个原则,你就不会写出让对方吐槽的邮件,那就是:
 
不写自己知道的,而写对方需要知道的。
 
在一些商务沟通技术类文学中,这种技法又被冠以“逻辑重心左移”,在做ppt时同样适用。

说白了,就是要开门见山。
 
有些人会纠结于什么是有用信息(可以肯定的是,完整描述自己的心路历程是绝对不必要的)。

其实只要想清楚以下两个问题,你就能轻松地提纲挈领,达到用邮件清晰沟通的目的。
 
一、你需要对方做什么?
 
处理邮件的人不是你的基友或者闺蜜,他不需要知道你的生平履历, 他关心的只是把自己的本职工作做好。

如何让收件人清晰get到你的需求?

1. 重点突出

一封邮件只写一件事。如果有很多件,请用bullet point,或者加粗标红。

比起:“能否帮我盖章并提交xxx表?此外,我还需要xxx文件,另:xxx表盖章之后,能否给我扫描一份留底?”

这种形式更加一目了然:

“需要请您完成以下任务:

1).给附件中xxx表盖章

2).扫描盖章后表格,邮件返还我

3).提交盖章后的xxx表

另:准备xxx文件,我下班前找你取。”

这样一来,帮你做事的人不用费太多脑细胞,就能按照123步骤完成任务。
 
2. 点明“What’s next”

我的boss有个不成文的规定:每次会后发一封会议纪要,每封会议纪要都要在结尾处加上“下一步行动”的计划。
 
后来我深切体会到,没有“下一步行动”的开会都是耍流氓。

因为开会的常态是:会上自说自话,你一嘴我一语,会后作鸟兽散,该干嘛干嘛。
 
如果能够准确把会议内容转化为可执行计划,并且一封邮件将后续工作安排得有条不紊,时间长了老板也会觉得你统筹能力出众,是个做老板的好苗子呢。

若想更加强调你要求对方进行的任务,你可以每次在标题加入不同标签,例如【FYI】,【需确认】,【请参考】等等。

比如我给设计师发需求的时候,每次都在标题里标明【需求】,这样一来设计师从没漏看过我的需求。
 
3. 让next变成顺手的事,最大化地予人便捷

通常你写邮件是为了请求对方帮你做事,因此态度诚恳很重要。

但是邮件开头提一句“您就顺手帮我做个xxx”并不代表这事是顺手能做的。

把你想让对方做的事变成真正“顺手的事”,对方可能会更感激你。
 
比如,我经常收到邮件,请求内推工作。
 
很多人只发一个简历,邮件不写内容;还有人邮件内洋洋洒洒写一堆对职位的渴求和对公司的赞美,实际上有用的话不超过两句。

看到这样的邮件,再优秀的候选人我都懒得帮Ta。
 
但是如果这样写,我会更愿意帮Ta一把,因为我可以把邮件直接原样转发给HR部门:
 
“我想申请贵公司市场经理职位。之前在xxx公司就职,拥有大量的市场合作、项目管理经验。具体内容见附件简历。”
 
上述三点,都能使对方更容易地完成你想让TA完成的事。

如果对方跟你并不熟,或者级别比你高很多,还需要解决第二个问题。
 
二、 对方干嘛给你做?
 
想象一位公司总监收到一位新入职实习生的邮件,邮件内先把总监赞美一番,然后诚惶诚恐提出请求,但是总监可能并不会爽,倒不是因为实习生的身份地位比自己低,而是因为:关我P事啊??!!
 
但是,如果你能找到对方做这事的理由,第一句话点明,对方一下子就找到做这件事的动机。
 
“为了全面了解你之前带领的xxx项目……”

“鉴于……”

更立竿见影的技巧是,点明自己与对方利益关系人有关系(别多想)。

当然不是让你掏出老板这张牌压制对方。但是,如果你让Ta认为老板同样在乎这件事,那么Ta一定会快马加鞭地帮你完成,生怕耽误任务。

三、还有哪些注意的地方?

综上所述,好邮件只需讲明白两件事:

你需要对方做什么?

对方干嘛给你做?
 
当然,沟通停留在字面时,不管多客气都有被对方误解的风险。

要想最精确传达想法,不如和对方见面聊聊。

往往发邮件时想撕逼,见面就是拜把子好兄弟,各种问题也就迎刃而解啦~
 
当然,写邮件要注意格式,比如邮件签名。

拥有一个酷炫狂拽吊炸天的邮件签名,你的职业形象会得到大幅度up,回复率肯定大大增加啦。





文章来源: LinkedIn(微信) 作者:Sydnie

标签:邮箱邮件

我的评论:

请  后发表评论。