写邮件之前,你得知道这些邮件礼仪!

 中国邮箱网  0条评论  2254次浏览  2016年12月11日 星期日 18:54

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中国邮箱网讯 12月11日消息,工作中离不开发送邮件,但邮件并不像微信一样随心,邮件是更正式、更书面的的交流形式,对用语,格式都有一定的要求。一个不会写邮件的职场人,专业形象将会大打折扣。


刚开始写邮件,其实我是惶恐的。

或许早已习惯了日常生活中微信,短信以及电话这些聊天工具。刚进入职场接触邮件时,这一更正式、更书面的的交流形式,总让我拿捏不好尺寸。

或谦虚的过头,或简短的可怕。

讲真,直到现在,我对于邮件的恐惧还依旧还存在。不过相较之前,却有了更多的底气来游刃有余。

其实,邮件如同人一般,糟糕的邮件给你带来的影响可能是毁灭性的。譬如,错把 回复全部 当成 回复 ,结果将私密的信息广而告之。诸如此类,太多太多。

每一次的教训,都告诉我们要必须注意邮件这一个微小的东西。但,总会有些人会在邮件的问题上,摔一个又一个的跟头。

那,究竟如何做好邮件礼仪呢,且听我慢慢道来:

【主题清晰,用词规矩】 

主题,往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性,在主题上可以展现的淋漓尽致。

1.标题要简洁,干练

2.标题要符合邮件正文内容

3.标题绝对不可以空,除非是给自己发的

4.标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性,譬如感叹号等

5.若在多次回复过程中,讨论事情发生变化,要及时更换邮件标题

【谦虚客气,用好措辞】 

俗话说,礼多人不怪。尤其生活在号称礼仪之邦的我们而言,更是如此。

要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些,这样即便处理事情有所不周,也能够让人最大可能的宽恕你。

1.区别好上下级关系。

倘若是高管,在措辞上,多用您来称呼对方,切不要直呼大名。

如果是同事或者下属,为了不让邮件显得生分,尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。

2.开头和结尾的套路要把握好

对于开头,如果你和收件人很熟,可以用Dear,XX。否则,尽量用HI,就可以了。

此外,结尾用些best regards,或者祝好,一切顺利等词就行。

【正文通顺,逻辑恰当】 

正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情:

1.将所有内容一次说清

考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后,继续补充更新邮件。

2.正文叙述流畅,逻辑性强

如果正文很长,建议采用麦肯锡的结构化思维,结论先行。

其次,对于具体的多事项说明,建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

3.合理对正文内容进行强调

对正文通篇强调,等于没有强调。因此,在对正文书写的时候,一定要注意克制自己强调的欲望。

只选择,你认为最重要的地方进行强调即可。

强调方式有很多,加粗,加文字背景色等。

4.慎用表情

邮件代表商务,慎重使用表情。往往一个表情,会让整个气氛轻佻起来。当然,如果很有必要这么做,也是可以的。

这里只是说慎用而已。

5.避免错别字,这是对人最起码的尊重问题。并且,在发出邮件之前,要再三检查一下,以保证万无一失。

【关于附件】 

有时候,工作的需要,不得不在邮件中上传附件。但,你必须要记住:

1.附件不要过大

比如outlook最大的文件大小为50M,但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。

一般情况下,邮件附件不要超过2M,当然适当大一些是可以的。

必要时,可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。

2.有附件,必须要在正文指出

倘若有附件,一定要告知收件人,有附件的存在。

比如:如附件,是XXX

此外,如果是百度云代替附件,请写好具体的链接和密码在上面。

最后,还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。

【邮件回复】 

你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然,回复邮件依旧有许多要注意的地方。

1.及时性回复对方邮件

一定要及时反馈,一般不要超过2个小时。如不能及时,要说明下原因。记住,及时反馈信息,是对发送邮件的人的尊重。

2.回复文字不要太少

其实,内容上文字过少,也会给人不尊重的感觉。所以,最好能控制在10个字以上。

3.回复和回复全部的区别

不要将这两个混淆!!回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复,而回复全部则不然。回复全部,是将邮件中相关干系人,都进行通知回复。

如果搞不清楚这两个区别,很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。

4.控制回复邮件的量

如果你发现,一件事情你发了多次邮件都没有解决,那就考虑开个会或当面进行沟通协商。

等协商结束,在进行相关邮件的备忘等操作。

【关于其他】 

除了上面讲的五个方面,还有一些微小的细节需要说明一下:

1.发送,或者抄送的时候,要注意职位的先后顺序。

比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。

2.主送人是必须进行回复的,而抄送人则没有义务强制性回复。

3.跨部门合作时,一定要记得将相关领导抄送好。





文章来源:职场充电宝

标签:邮箱邮箱学堂邮件

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