工作邮件都不会写,你怎么玩转职场?

 邮箱网  0条评论  7934次浏览  2019年12月20日 星期五 10:03

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中国邮箱网讯 12月20日消息 发邮件,是职场中和客户、领导、跨部门同事最常用的沟通方式。工作邮件虽然简单却最能检验一个人的耐心和细心程度。比如很多人都会在邮件发出去后发现有别字,忘了添加附件主题等。今天我们就来看看写一封工作邮件,有哪些注意事项吧。

一封好的工作邮件,至少有以下几个结构组成:标题、收件人和抄送人、称呼、正文、附件、签名档。下面介绍每部分需要注意的要点。

1.邮件标题

都说好的开头是成功的一半,邮件也是如此。邮件标题是最先进入收件人视野的,一个好的标题可以起到事半功倍的效果。

与私人邮件不同,工作邮件还有留底存档的作用,可以使责任更加明确。同时工作邮件也可能被多次查看,所以邮件标题一定要简洁明了,关键词一定要齐全,便于搜索。

如果是重要紧急需要尽快得到回馈的邮件,可以在标题加上标签来加重视觉。【重要】、【紧急】【今天内回复】这样的标签都很容易让收件人先看到你的邮件。
如果被多次转发的邮件,标题上会被加上很多re:fw等,这种邮件如果必须参与回复讨论,一定要把前面的字符清理干净。

2.收件人和抄送人

邮件的发送地址区,分为收件人,抄送人。

收件人是需要直接处理该邮件人的人,这里切记只能有一位,不能一事儿二报。
抄送人是让对方知会即可,可以不回复,可多个,跨部门沟通时常用。
3.称呼

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒收件人,此邮件是面向他的,他要给予相应的回应。

一般来说最好按照公司文化写,有的公司领导就喜欢称呼职位,有的喜欢直呼姓名,有的喜欢英文名字。
在多个收件人的情况下我们可以称呼:各位同事、Dear all等。

4.正文

正文部分考验个人表达能力,最忌讳就是拖沓、磨叽、说不出重点,浪费时间又不专业。所以一定要做到传达全面,逻辑清晰、言简意赅。

正文,首先要注意遵循金字塔原理,先说中心思想,再详细阐述细节。
对于重要的信息可以加粗,或者高光标记,一目了然。
多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。
写完后检查是否有错别字、优化阅读效果。

5.附件

如果需要添加附件,一定要在正文中提及附件名称,并简单对其内容进行说明。

附件少的时候最好不要打包,能在一级页面看的东西,不要跳到二级页面。
附件数量超过5条,建议直接压缩打包,附件占得满屏,阅读感受不好。
附件不要太大,网络不好时很影响工作效率。
上传前一定要一一核对:文件命名是否正确、附件是否可以打开、上传数量是否正确。

6.签名档

签名一般是作为邮件的结尾出现,最好按照公司的要求规范来就行。常见的信息有:姓名、部门、职务、联系电话、邮箱地址等,便于收件人与你取得联系。

写好工作邮件,也许不能让你马上涨工资,但是,在平时的工作中,但坚持以这种精益求精的思想去对待每一个细节,相信你一定会很快升值,升值了离升职加薪还会远吗?

标签:工作邮件发邮件职场

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