拍了拍你并说:“会写我吗?不会的话带你一起去爬山”

 中国邮箱网  0条评论  2526次浏览  2020年07月02日 星期四 11:59

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中国邮箱网讯 7月2日消息 微信聊天都能当作证据的时代,带来了沟通上的极大便捷。

涉及到工作沟通,职场上会做到书面化,使用邮件来确定工作分配及内容。

但是说起写工作邮件,你真的会写吗?

细节是魔鬼,有时候掉链子的地方恰恰是不起眼的地方。

一封完整的工作邮件分为六大部分:标题、称呼、开头、正文、结尾、附件。

一封标题不清楚的邮件,会让接收人无法第一时间判断邮件的重要程度。好的标题应该是简单明了,突出重点的。

要对收件人有合适的称呼,上来就王哥,李姐不合时宜。工作邮件称呼普遍会使用收件人的职务,王主管,李经理等。

收件人是一群人且层级不同时,可以使用:各位领导、各位同事等。

正文直切主题,可以进行分点说明,注意避免错别字。

从格式上讲,从工作邮件的六大部分避免雷区,从内容上讲,还要注意以下细节。

01没有想好前,不要写下来,发出去

有时候在发邮件的时候,很多人会没有充分的计划,只是将“拍脑门”想出来的方案,告知了出去,没有具体的工作安排。

事后觉得有些地方欠妥,改变之前的想法吧,又有些“打脸”,落得左右为难的境地。

02没有结果前,需反复敲定的事情,不要写

工作邮件起到的作用是同频最终结果以及各部门之间如何打配合。

工作沟通中间环节的事情,可以采用会议形式。不使用邮件,浪费时间也降低了工作效率。

等工作达成共识,可以将所得结果统一发送。

03重要的事情,仍需发邮件确认

有些工作,大家口头答应的都挺好的,但是要记得发邮件留底。

计划赶不上变化,当未来事情有变化的时候,一定程度上能减少纠纷。

04邮件主题清晰单一

工作邮件沟通时,针对发件人编辑内容,涉及的事情需要单一。

邮件里面阐述了三件事情,而收件人A只涉及到其中一件事情,讨论其他事情的时候,收件人A不免会觉得自己“多余”。

05注意时间,临下班不要发邮件

工作邮件也需要注意时间,这点很容易被人忽略,需要注意尽量避开临近下班的时间段。

邮件在这个时候会和其他未读邮件混在一起,这个时候被收件人打开的概率会减小,

有时候会得不到及时的回复。

工作中,和人面对面沟通,讲究得体大方。

在工作邮件沟通中,也需要注意相关细节,可以给自身职业形象加分。

在企业管理上,将公司工作落实到书面化。新员工入职后,可以安排相关培训,规定好员工的邮箱签名,邮件标题分类为工作沟通,会议邀请等固定模式。

形成一个规范化的流程,能在很大程度上提高工作效率。

标签:工作邮件职场写作

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