10个在商业邮件中跟客户沟通时你应该避免的英文表达

 中国邮箱网  0条评论  3725次浏览  2020年11月09日 星期一 10:34

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中国邮箱网讯 11月9日消息 事实证明,我们通常都会高估自己用邮件进行有效沟通的能力。

在《Journal Of Personality And Social Psychology》上发表的一项研究中,邮件作者认为收件人会在大约78%的时间里正确识别或理解他们的语气,但实际上只有56%的邮件被准确解读。

那么你可以如何校对邮件来避免误解呢?

以下常用的短语在很多场景中是不必要的,老生常谈的,而且容易被误解。尽量避免使用它们可以让你的客户沟通技巧更上一层楼。


10个在商业邮件应该避免的英文表达

1. Sorry to bother you

当你想让对方听起来你很有礼貌,因为你考虑到客户的繁忙日程,你可能会这样说,但打开一封带有道歉的邮件,会破坏邮件的调性或信誉。

与其道歉,不如直奔主题:你为什么要联系你的客户,你需要从他们那里得到什么。他们会更觉得舒服一些。

2. Let’s touch base

这句话的问题在于它是最被过度使用的商业用语之一。

要求客户 “touch base” 的最大问题在于它太模糊了。这个短语并没有解释你想要讨论的内容,所以会让对方完全不知所云。

把它换成一些可操作的描述,让客户知道他们的下一步应该是什么,例如:Let’s chat on Friday to make sure you’re well-versed in the new website navigation.

3. To be honest with you …

它通常用于给强调你的坦率,或软化直言不讳的评论说带来的打击,比如:To be honest with you, you don’t update your blog frequently enough,但它可能会产生完全相反的效果,让你的客户疑惑:Wait … were you not being honest with me before?

这句看似无害的话会让人觉得你一直在隐藏自己的真实观点,这显然对建立信任度不是很好。客户是在依赖你的专业知识,所以他们希望你能公开和诚实地分享你的真实意见。

把这句话从你的邮件中删掉,使用任何拐弯抹角的短语。

4. You should …

你的客户不需要你为他们做决定。虽然用 “you should” 开头的句子听起来可能不错,但在电子邮件中很容易被误解为咄咄逼人或不屑一顾。

你可以使用 “I recommend”,这将确保你的言论被理解为友好的建议。你应该尽量提供替代方案,而不是做最后通牒。

5. No problem

客服专家和商业作家都认为 “No problem” 可能是个大问题。这句表面上的礼貌用语通常是对 “Thank you”的回应,但它可能传达给你的客户:每当你为他们做一些事情时,实际上是一个问题。”No problem” 听起来像是你在原谅客户的冒犯,而不是接受客户的感谢。

当然,这个考虑有可能有点想多了,不过还是建议从你不要频繁使用,你可以用 “You’re welcome”,”It’s my pleasuer”或”Sure thing”来代替。

6. I’ll try …

在一个忙碌的商业世界里,”I’ll try” 听起来很虚伪。如果你用 “I’ll try to get that done by Wednesday”或 “I’ll try to solve that problem with the product team”来回应客户的要求会更好。

在不借助肢体语言和语气的情况下,通过电子邮件进行沟通时,用精确、详细的术语来传达信息是很重要的。即使你真的不确定何时或是否能够完成某件事,也要为客户提供一个合理的最后期限,但你需要把期限推得足够远,给自己足够的时间。

7. The problem is …

与其把问题框定为一个问题,不如试着解释它是一个已知解决方案的具体挑战。额外的信息将有助于向客户保证,你确切地知道问题出在哪里,更重要的是,如何解决它。

如果你说 “The problem is we’re experiencing a system-wide outage”,对方听起来很惊慌也很模糊;但如果你说 “We’re working on fixing an isolated outage that will have you back up-and-running by the end of the day” ,那么听起来你对发生的事情有把握。

8. I completely understand how you feel

这个表述可能会让一个已经很沮丧的客户感到更沮丧。

“I understand how you feel” 这句话看似是写给在使用你的产品或服务时遇到障碍的客户的贴心、善意之举,但在邮件中却会显得疏远和居高临下。

当事情没有按计划进行时,你可以用更好/更具体的方式来与客户沟通,比如你可以试试 “I can definitely see how this is frustrating for you, and I want to make sure we’re addressing it ASAP.” 以行动为导向的语言会比含糊不清的道歉更能安慰客户。

9. As I mentioned before …

尽管看起来你总是一遍又一遍地向客户解释同样的事情,但避免这种扼杀道德的短语还是很重要的。平均每人每天要收到122封邮件,所以如果他们偶尔错过了你的一些邮件,你要原谅他们。

与其引起注意你在重复自己的事实,还不如试着接受一个事实:你的客户跟你一样也很忙。如果客户始终没有抓住重点,可能是时候打电话了。不是所有的事情都可以通过电子邮件解决。

10. Checking in

没有什么比在收件箱中看到一个 “Checking in”的主题行更让收件人感到恐惧了。如果你有一些具体的东西想与你的客户回顾,直接表明在主题行中就可以了,而不是让对方感到恐惧或困惑。

现在,我们已经涵盖了你应该避免的短语,让我们深入了解你应该开始使用的短语。

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原作者:红板砖外贸开发信

原出处:邦阅网

标签:邮件营销商业邮件英文表达

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