如何写出具有说服力的工作邮件

 中国邮箱网  0条评论  1047次浏览  2021年02月18日 星期四 08:01

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中国邮箱网讯 2月19日消息 随着互联网的高速发展,移动办公需求,微信、钉钉、飞书等即时通信APP逐渐渗透到职场人的日常办公沟通之中。无论这些软件使用得多频繁,不可否认的是,电子邮件在职场中占据不可替代的地位。

如何写好一封庄重而得体,让对方愿意回复的邮件成为职场人的必修课。

曾经担任主编日本写作教育者、作家山田紫霓先生,他十几年间一直致力于提升读者的思考能力和写作能力,在他的新作《逻辑思维与写作》中帮我们揭示写作的根本是逻辑思考能力。只有摸透写作的内在逻辑,我们才可能下笔如有神地写出符合场景的文章。在书中作者提出好文章的七大内在逻辑,并深入浅出举例在我们日常工作生活中可能会遇到地写作应用的实际问题和解决方案,教读者如何摆脱低效写作困境,写出有灵魂、有深度的文章。

一、为什么写邮件逻辑思维重要?

职场写作中最重要的目的是具备说服力,使读者被打动,觉得作者言之有理。

山田紫霓先生在《逻辑思维与写作》书中揭示地“写作最根本的是逻辑思考能力”。逻辑思考能力就像武侠小说描写的内功心法,是武功的根本。职场的电子邮件、起承转合的小说、解决问题的议论文等等都是武功的技法。如果写作只讲究辞藻华美而不讲究内在逻辑,就如同学习一套优雅的拳法而没有修炼内功,这幅花拳绣腿打不倒面前的对手。

通过逻辑思维不停的构思,将想表达的内容有理有据的包装出来,最终落笔邮件写作出来,才可说服对方。

二、如何写出具有说服力的工作邮件?

(一)通过七大思维武器,打造一封好邮件

虽然知道逻辑思维对邮件写作的重要性,但轮到我们写作的时候,我们经常会不知道从何下笔,发现自己的思维非常混乱。为此山田紫霓先生在书中传授了我们一篇好文章的七大内在逻辑:

论点:自己真正想表达什么?

动机:为什么要写这篇文章?

论题:要解决一个什么问题?

读者:读者真正的需求是什么?

立场:读者是怎样看待我的?

论据:是否有能让对方信服的理由?

中心思想:如何表达忠于本心的想法?

在每次写作之前通过这7个问题,对自我提问,一方面可以帮忙我们清晰找到写作目的挖掘解决方案,另一方面也可让我们更有读者思维,是站在对方的角度思考讨论问题。有了清晰的目标和摸透写作思维逻辑之后,才可以帮助我们将事情清楚、生动的写在电子邮件之中。

(二)通过3大注意点,清楚精准表达邮件内容:

1、明确想向对方表达的意愿

就如文章开头案例,华为云那位神仙级销售向罗振宇写邮件的目的是想获得合作机会,所以他在邮件中通过4个要点明确表明自己是非常想和“得到”合作的,而且他可以帮助得到解决问题:

(1)我们为得到的企业知识服务,挑选了一个优质客户,只要得到愿意,500万的订单马上就可以签。

(2)这个合作,跟得到是否选择华为云做数据服务商,没有任何关系,请你们不必有压力。

(3)我们华为云的总裁和副总裁,都是得到的用户,他们非常关心华为云和得到的合作进展。所以一旦和得到合作,我们必然会投入最好的资源。

(4)拒绝我们100次,也不要紧,我们会再沟通101次,因为我们坚信华为云是得到最正确的选择。

通过明确表达自己的意愿,可以帮助读邮件的人明确邮件的中心思想,抓住写邮件的人想表达的内容,并且将对方的关注点也集中在作者想表达的意愿上,避免不必要的猜测。

2、让对方一目了然的标题

《财富》杂志中写到:“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件。每个使用者平均每天会收到147封邮件,删掉71封(也就是48%)。”作为职场人,我们每天都收到各种各样的邮件,为了可以让对方在众多邮件中发现到你的邮件,最好的方法是在邮件标题上就写明邮件的内容。例如:【2021年X月X日】【急】-XXX项目预算批复(请尽快回复)

3、责任到人的邮件内容。

在邮件中涉及到同人沟通的事情,一定需要责任到人。这样一方面可以让对方从邮件中快速找到自己需要做的事情,另一方面可以增加对方的责任心,完成工作。

(三)3个写邮件“偷懒”的方法

1、设立邮件组:通过设立对内对外项目邮件组,一方面方便对方同我方邮件沟通,不需要记很多项目对接人的邮箱;另一方面保证我方人员获得项目消息一致,不会产生信息误差,并且可以内部配合及时回复对方邮件。

2、整理邮件模版:根据部门职责不同,整理本人平时所需邮件模版。当要发同类邮件时,找到模版根据实际情况更改,就可以快捷发送邮件。

3、同一件事在同一封邮件上回复、发送:可以找到之前沟通的依据,方便之后有据可循。

结尾

据统计:

“80%的外企职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件;

70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件。

30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要强迫症式地登录公司邮箱,查有没有漏掉紧要的任务。”

会写电子邮件是现代职场人必不可缺的职场技能,而写作这个技巧更是融入到我们日常写作的方方面面。通过学习用逻辑思维整理写作思维,可以帮助我们的邮件写得更具备说服力、吸引力。

标签:工作邮件写作

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